Chef de service Gestion et Logistique - Administration du Pôle Famille & Proximité (H/F)

ACTIVITÉS PRINCIPALES Pilotage et management de service : personnel administratif (5 agents) et équipe logistique (3 agents)
• Organiser le travail de l'équipe en fonction des besoins de la Direction, des services, de l'actualité.
• Organiser les missions du service pour permettre une réponse efficiente en fonction de l'actualité saisonnière des services.
• Planifier et répartir les tâches.
• Piloter, suivre et contrôler les activités des agents.
• Animer les réunions de travail.
• Pour l'équipe logistique affectée aux besoins et établissements du Pôle Famille et Proximité : transmettre les consignes spécifiques et affecter les missions, organisation de la mutualisation du matériel d'animation, suivi de la flotte des véhicules du pôle.
Préparation, exécution et suivi du budget du pôle
• Participer à l'élaboration et au suivi de l'exécution du budget des services du Pôle.
• Être force de proposition dans la définition des besoins.
• Veiller au respect du cadrage et alerter.
• Assurer le suivi des dépenses du pôle : disponibilité des crédits, rythme de la dépense, suivi des crédits.
• Contrôle des factures.
• Suivi du versement des subventions.
Définition des procédures d'achat :
• Interlocuteur des directeurs et chefs de service du pôle Famille et Proximité pour répondre aux besoins d'achats.
• Vérifier la prise en charge des commandes par l'équipe en charge et leur suivi.
• Proposer la réponse adéquate aux besoins exprimés par les services du Pôle.
• Rédiger les pièces marché, de la conception, analyse à la notification du marché, participation en CAO ou valider les pièces marché au-delà d'un certain seuil et transmettre à la Direction de la Commande publique.
• Suivi des marchés en cours : révisions des prix, avenants, seuils, relation fournisseurs, anticipation des marchés arrivant à échéance.
Coordonner la mise en œuvre d'outils de suivi budgétaires et financiers :
• Outils de suivi et tableaux de bord pour les activités du service suivi des marchés, des stocks, des achats...
• Tableaux de bords financiers permettant de transmettre des éléments d'analyse financière, chiffres clés du secteur, et de calcul des coûts en investissement comme en fonctionnement, en lien avec les services financiers.
• Suivi des dépenses en investissement (travaux et achats).
• Tableau de suivi des marchés utilisés par le Pôle.
• Suivi des données de fréquentation (Maisons Petite Enfance, Accueils de Loisirs...).
• Suivi des participations financières extérieures du pôle : déclarations CAF et MSA selon le calendrier fixé par ces financeurs, extraction et transmission des éléments financiers et d'activités sollicités en lien avec la Direction des Finances.
• Préparation des dossiers de demandes de financements en investissement.

ACTIVITÉS ANNEXES • Aide logistique-manutention aux côtés des appariteurs en cas de besoin.

SAVOIRS • Connaissance de l'environnement des collectivités locales et du contexte municipal.
• Maîtrise des outils informatiques et particulièrement Excel.
• Maîtrise des règles budgétaires et comptables, et d'achat public.


SAVOIR-FAIRE • Capacité à manager une équipe pluridisciplinaire.
• Savoir motiver une équipe en tant que service support et accompagner les changements.
• Evaluation des compétences.
• Planification, recueil et analyse de besoins.
• Savoir appréhender et intégrer les aspects opérationnels des services du Pôle.


SAVOIR-ÊTRE • Rigueur et sens de l'organisation.
• Capacité à travailler en équipe et à partager les connaissances et informations.
• Capacité d'analyse et de positionnement.
• Capacité d'adaptation.
• Dynamisme, adaptabilité, réactivité.
• Sens du service public.
• Qualités relationnelles et d'écoute.