Chef de service administratif, Finances et Commande publique F/H

Sorbonne Université (SU) est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

SU dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

SU présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

La Direction du Système d'Information (DSI) de SU a récemment redéfini ses missions pour mieux accompagner la transformation numérique de l'institution.

Ses missions principales sont :

• déterminer les orientations stratégiques et de sécurité pour la transformation numérique,
• aligner les Systèmes d'Information avec les besoins des utilisateurs (administration, enseignants, chercheurs, étudiants, etc.),
• assurer la disponibilité et l’évolutivité des SI, garantir la sécurité des infrastructures et des données,
• accompagner les utilisateurs dans l’appropriation des outils numériques.

La DSI est structurée en quatre services :

• Etudes, Pilotage, Accompagnement & Intégration,
• Exploitation, Infrastructures et Cyber sécurité,
• Support aux utilisateurs,
• Administration, Finances et Commande Publique.

Le Directeur des Systèmes d’Information est soutenu par des experts, tels qu'un directeur technique, un responsable de la sécurité des systèmes d’information et un délégué à l'Intelligence Artificielle.

Pour mener à bien ses missions, la DSI collabore étroitement avec les facultés dans un centre de services partagés, sur des sujets aussi variés que la conduite de projets transversaux, le déploiement de solutions, l'exploitation des infrastructures, le maintien des solutions, le support, ainsi que la gestion des données et de la sécurité des systèmes d’information.

Localisation : Campus Pierre et Marie Curie - 4, place Jussieu, 75005 Paris

Libellé de Fonctions : CHEF(FE) DE SERVICE ADMINISTRATIF FINANCES ET COMMANDE PUBLIQUE– DSI (H/F)

Catégorie : A

Corps : IGR

BAP : J

Emploi-type : J1C45 - Responsable de l’administration et du pilotage

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans)

Mission : Sous la responsabilité directe du Directeur des systèmes d’information, le/la chef(fe) de service Administration, Finances et Commande Publique SI est responsable de la gestion administrative, financière et juridique de la DSI. Elle s’appuie sur cela sur une équipe pluridisciplinaire Finances et Commande Publique

Ses principales sont :

Le management de service

• Organise et pilote l’activité du service
• Gère les compétences individuelles et collectives pour répartir les charges et attribuer les opérations
• Encadre et accompagne méthodologiquement, fonctionnellement et techniquement les agents
• Suit les objectifs individuels et collectifs

La gestion du budget

• Coordonne l’élaboration des budgets de la Direction (investissement et fonctionnement) et rédige/saisie les documents budgétaires
• Gère les budgets : engagements, dépenses, recettes, et propose des ajustements si nécessaires
• Suivi des dépenses de fonctionnement en lien avec les chefs de services
• Met en place des tableaux de bord de gestion et est le référent financier de la Direction

La gestion de la commande publique

• Rédige et met à disposition des modèles de marchés publics en lien avec la direction des achats
• Conçoit des documents simplifiant la rédaction de marchés et l’analyse des offres
• Garantit la planification et le suivi des procédures de marchés publics
• Accompagne les services de la DSI dans la rédaction et le suivi juridique des marchés
• Contrôle les analyses d’offres et valide les procédures d’achat
• Assure l’interface entre la DSI et la direction des achats et organise des auditions/négociations avec les prestataires
• Veille au respect des règles juridiques et met en œuvre des actions correctives

La gestion des finances de la comptabilité et du Contrôle de Gestion

• Centralise les engagements des commandes, facturations et contrôles liés
• Gère le contrôle de gestion et contribue au pilotage de la DSI avec les autres chefs de service

La gestion et l’organisation de tâches administratives et la communication RH

• Met en place des procédures fluidifiant les échanges d’informations au sein de la DSI
• Rédige les informations transversales et les décisions/délibérations en lien avec le service des assemblées
• Assure un suivi RH et administratif des ressources de la DSI
• Garantit le respect des délais pour les dossiers RH (évaluations, promotions, etc.) en lien avec l’assistante de direction

Principaux interlocuteurs :

• Participe au Comité de direction de la DSI
• Contact permanents avec le directeur des systèmes d'information, le directeur technique, et les experts internes ou externes
• Contacts permanents avec les chefs de service de la direction
• Contacts permanents avec les agents de la DSI
• Contacts réguliers avec la direction de finances, la direction juridique, la direction des achats achat
• Relations avec éditeurs, les fournisseurs externes, éditeurs, et prestataires

Conditions particulières d’exercices :

• Déplacements occasionnels sur les différents sites de Sorbonne Université
• Travail en bureau
• Horaires réguliers
• Rythme de travail souple
• Disponibilité
• Pics d'activité réguliers

Profil souhaité :

• Formation Bac+4 ou +5 en droit public, gestion financière ou équivalent
• Expérience de 5 à 8 ans dans la gestion administrative, financière et de marchés publics, de préférence dans le domaine des systèmes d’information ou dans un environnement public
• Expérience de 3 ans minimum dans le management de service de gestion administrative, financière et de marchés publics, de préférence dans le domaine des systèmes d’information ou dans un environnement public
• Connaissance des spécificités liées à la gestion des projets informatiques et de la réglementation des marchés publics
• Bonne maîtrise des outils de gestion financière et des logiciels de gestion de marché public

Compétences fonctionnelles et techniques :

• Met en œuvre et gère un contrôle de gestion interne
• Maitrise les processus de marchés publics
• Maitrise les règles budgétaires et comptables, procédures comptables courantes, les documents de base (compte administratif, compte de gestion), le code des marchés publics, la méthodologie d’analyse financière et de prévision des coûts, les techniques des autorisations de programme et crédits de paiement
• Instruit et gère un budget de service, élabore des documents comptables prévisionnels
• Conçoit des outils de planification, d’optimisation et des procédures de contrôle de l'activité d'un service
• Maitrise les spécificités techniques liées aux marchés informatiques et leurs exécutions
• Maitrise les suites bureautiques et outils métiers liés à l’activité

Compétences relationnelles :

• Capacité de management individuel et collectif
• Capacité d’animation d’équipe
• Capacité d’animation et de prise la parole en public
• Capacité d’adaptation du discours / interlocuteurs
• Capacité d’écoute de compréhension et de restitution
• Capacité de négociation avec les prestataires externes
• Qualité de relations orales et écrites (interne et externe)
• Excellentes qualités rédactionnelles

Connaissances :

• Sensibilité aux enjeux spécifiques du milieu universitaire (diversité des publics, gestion de la transition numérique dans un environnement académique)
• Connaissance de l’activité d’une DSI
• Connaissance fonctionnelle et organisationnelle, des métiers et thématiques rattachées à Sorbonne Université
• Connaissance du RGPD
• Connaissance des règles du code des marchés publics, de la comptabilité publique
• Connaissance des techniques de contrôle de gestion