Chargé des réservations H/F

Le SCN des châteaux de Compiègne et Blérancourt comprend le château et ses ensembles muséaux, le domaine de Compiègne (40 ha dont 20 ha clos) et le musée franco-américain de Blérancourt.
Les deux sites sont distants de 35 KM.
Le château de Compiègne regroupe quatre musées : la Résidence avec les Grands Appartements royaux et impériaux, les musées du Second Empire et de l’Impératrice, et le musée national de la Voiture. Il a accueilli plus de 100 000 visiteurs en 2023.
Le domaine de Compiègne, composé de 40 ha dont 20 clos de murs dénommé « Petit Parc » est situé en bordure de forêt domaniale de Compiègne. Le parc du château est classé Jardin Remarquable.
Le musée du château de Blérancourt abrite notamment une collection d’œuvres d’art liées à la naissance de l’amitié franco-américaine au XVIIIe siècle et aux échanges artistiques entre les 2 pays aux XIXe et XXe siècles. Il accueille également des souvenirs de la Première Guerre mondiale et les photographies et films du fonds documentaire Anne Morgan.
Les musées sont ouverts au public de 10h à 18h, tous les jours sauf les mardis et les 1er janvier, 1er mai et 25 décembre.

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.

Sous l'autorité de la cheffe du service culturel, la chargée des réservations a pour missions de :

     Gérer les réservations :
prendre les réservations des groupes et des individuels (programme culturel, concerts, lectures, colloques...) pour l’ensemble de l’offre culturelle (site de Compiègne et site de Blérancourt) en lien avec la GP-RMN,
suivre et mettre à jour les plannings de réservation,
gérer les fichiers contacts et les fiches clients,
optimiser les réservations via de nouveaux outils comme Adage pour les scolaires,
proposer toute amélioration dans la gestion des réservations, notamment via internet.

      Organiser l’accueil des visiteurs :
réaliser la mise en œuvre des activités de visite et veiller à leur bon déroulement (accueil, respect des plannings, gestion des retards, organisation matérielle et logistique, etc.),
proposer toute amélioration de la qualité de l’accueil.

     Renseigner les publics :
informer et conseiller les publics sur l’ensemble de l’offre culturelle des deux sites (via courriel, téléphone et rendez-vous physique),
faire la promotion des outils de visite auprès des visiteurs.

     Programmer et organiser les visites-conférences de groupe et pour individuels :
gérer les conférenciers (planning, congés, formations, habilitations, déclaration mensuelle des heures de vacation etc.) en lien avec la GP-RMN pour la partie opérationnelle,
gérer les visites également avec les offices de tourisme (convention, dossiers de facturation etc.) et les prestataires extérieurs (devis, contrats etc.).

     Vie du service :
participer aux réunions de service,
participer au séminaire semestriel du service.

     Suivi des actions
En lien avec la cheffe de service,
contribuer à l’évaluation des programmes et actions
contribuer à la satisfaction des visiteurs en informant des attentes des publics pour optimiser l’offre existante.
Aide ponctuelle aux activités événementielles du SCN.

Conditions particulières d’exercice - spécificités du poste/contraintes/sujétions : Travail en horaires administratifs du lundi au vendredi sur une base de 38H30 hebdomadaire, mais aussi horaires et jours particuliers en fonction des événements et des manifestations y compris en soirée, les fins de semaine et les jours fériés. Déplacements hors du service (dans l’enceinte de l’établissement, hors établissement, usage fréquent d’escaliers...) dans le cadre de salons professionnels, travail avec les partenaires. Travail sur écran. Période d’activité intense. Nécessité de gérer plusieurs activités en même temps. Contact public 

Télétravail : Oui, 1 jour/semaine maximum

Encadrement d’équipe : Non

Liaisons hiérarchiques :
Cheffe du service culturel N+1
Secrétaire général N+2
Directeur N+3

Liaisons fonctionnelles :
Agents du service culturel
Conservateurs des musées
Service Accueil et Surveillance
Service administratif
RMN-GP
Tutelle
Autres partenaires

Autonome, Dynamique, Réactif, Sens pratique

 Niveau diplôme : Niveau 4 : Baccalauréat

Langue :

Français Niveau : Maîtrise

Anglais Niveau : Avancé ou indépendant

Compétences techniques :

Aisance orale
Aisance rédactionnelle
Permis B
Suite Office
Logiciels dédiés

Savoir-faire :

Sens du relationnel
Sens des responsabilités
Sens de l’accueil

Compétences comportementales :

Goût pour le contact avec le public
Disponibilité
Dynamisme
Autonomie
Faire preuve d’initiative et d’anticipation, être force de proposition
Esprit d’ouverture et capacité à travailler en équipe