Chargé de Scolarité et Offre de formation / Référent réglementation - Instances H/F

Environnement et contexte de travail :

La Direction de la Formation et de la Réussite (DFR) est un service d’appui de l’Université rattaché à la Direction Générale des Services (DGS). La direction est articulée autour de 4 pôles :

• Offre de formation, SI Formation (OFSI) et Scolarité
• Observatoire de la Réussite et de l’Insertion Professionnelle (ORIP)
• Orientation et Insertion Professionnelle (OIP)
• Entrepreneuriat Étudiant Partenariat Alumni (EEPA)

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le pôle Offre de formation, SI Formation (OFSI) et Scolarité de la DFR assure

• la coordination, la mise en œuvre et le suivi du cadrage des opérations Scolarité, de l’admission à la délivrance des diplômes, au périmètre « composantes », au périmètre des établissements partenaires pour l’offre accréditée ;
• la collecte et la mise à jour des informations (CA, attendus, critères d’examen des candidatures, ) nécessaires à ces opérations ;
• le paramétrage du SI formation (APOGEE) et des applicatifs Scolarité (Parcoursup, MonMaster, EEF, eCandidat, Inception);
• la modélisation et le suivi de l’offre de formation accréditée Paris-Saclay et celle propre à l’établissement;
• la préparation, le suivi et la mise en œuvre des délibérations et du cadrage réglementaire du domaine Scolarité et Formation dans les différentes instances et comités.

Sous la responsabilité de la cheffe de pôle, le/la Chargé·e Scolarité et Offre de formation / Référent Réglementation - Instances exerce ses activités au sein du pôle Offre de Formation, SI (OFSI) de la DFR.

L'agent·e

• Il/Elle contribue aux activités du service, et notamment le cadrage, la préparation des opérations Scolarité, de l’admission à la délivrance des diplômes, la collecte et la mise à jour des informations relatives à l’offre de formation ; à ce titre, il contribue notamment à la rédaction des notes, fiches de procédure et supports d’accompagnement à destination des composantes de l’Université et des établissements partenaires.
• Il/Elle en assure le suivi et la mise en œuvre dans le SI et les applications Scolarité dont le pilotage fonctionnel est assuré par le service ; il/elle veille notamment à leur paramétrage dans le respect de la réglementation, directement ou en appui des autres collègues du service ;
• En étroite collaboration avec la chargée de gestion administrative des instances, il/elle assure la préparation et la rédaction des délibérations du domaine Scolarité et Formation soumises au vote des différentes Instances ; le cas échéant, il assure la préparation, le suivi de commissions spécifiques et en rédige les arrêtés et décisions.

1. Contribution aux activités du pôle et accompagnement des acteurs :

• Contribuer aux différentes campagnes de collecte et de mise à jour des informations liées au domaine Scolarité et Formation (Capacité d’accueil, attendus, critères d’examen des vœux, Droits d’inscription, etc.) ; veiller à la qualité et à la fiabilité des informations collectées et au respect des délais afin de préparer notamment les délibérations correspondantes ;
• Contribuer à la rédaction des notes de cadrage, fiches de procédure et supports d’accompagnement à destination notamment des services Scolarité explicitant, de manière claire et accessible, le cadrage réglementaire des opérations concernées (admission, inscription administrative, études, examens, diplômes), son impact sur les modalités de gestion et sa prise en compte dans les applicatifs ;
• Participer activement aux groupes de travail du domaine Scolarité, contribuer à la préparation des présentations, rédiger les comptes-rendus ;
• Contribuer à l’animation du réseau des scolarités au périmètre large (périmètre composante et établissements partenaires) et assurer la bonne diffusion des informations aux acteurs (services scolarité et enseignants) concernés ; les accompagner dans la bonne appropriation des procédures et leur mise en œuvre ; leur apporter conseils et expertise notamment sur le volet réglementaire ;
• Créer et assurer la mise à jour des espaces partagés et mettre à disposition des composantes et établissements partenaires les différents supports ainsi que les délibérations adoptées dans les Instances ayant un impact sur leurs activités ; tenir la documentation et les informations à jour.

2. Veille et analyse réglementaires du domaine Scolarité et Formation :

• Assurer la veille réglementaire et jurisprudentielle liée au domaine Scolarité et Formation, et plus généralement à celui de l’enseignement supérieur ;
• Analyser et rédiger des notes relatives aux impacts des évolutions sur les activités et opérations de gestion du domaine pour les différents acteurs (étudiants, scolarités, enseignants) ;
• Veiller à la transposition et à la mise en œuvre des dispositions réglementaires dans les délibérations de l’établissement prises en application, en collaboration avec la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI), au périmètre large
• Suivre et proposer des modèles de réponses aux recours gracieux ou hiérarchiques sur les opérations Scolarité (admission notamment) ; identifier le motif, analyser le risque juridique et accompagner les composantes dans les réponses aux usagers ; en lien avec la DAJI, et prévenir le contentieux ;
• Apporter conseil et expertise à la Direction et à la VP-CFVU en la matière.

3. Préparation et suivi des Instances et commissions :

En étroite collaboration avec la Chargée de gestion administrative des Instances :

• Assurer le suivi et veiller à l’inscription des sujets relatifs au domaine Scolarité et Formation dans les différentes instances (CFVU, CAC, CA), dans le respect de leurs compétences et calendriers respectifs, en coordination avec celui des campagnes nationales (Parcoursup, MonMaster, etc.) et des activités et opérations de l’établissement ;
• Rédiger les projets de délibération et notes d’accompagnement à destination des différentes instances ;
• Veiller à la qualité, à la clarté et à la lisibilité de la norme ;
• Assurer le suivi des décisions prises lors des instances et leur diffusion auprès des services concernés ;
• Préparer et assurer le suivi de commissions spécifiques (Césure, Engagement étudiant…) ; préparer, rédiger et mettre à la signature les arrêtés et décisions de ces commissions.

Type du contrat : CDD 1 an

Connaissance, savoir :

• Connaissance approfondie du droit public et administratif ;
• Maîtriser la réglementation en matière de Scolarité et Formation ;
• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’enseignement supérieur ;
• Maîtriser l’organisation, le fonctionnement et les statuts de l’établissement et de ses partenaires ;
• Méthodologie et gestion de projets ;
• Appétences et compétences pour les applicatifs métiers ; la maîtrise d’un ou plusieurs applicatifs métiers (Parcoursup, MonMaster, eCandidat, APOGEE, etc.) serait un plus ;
• Maîtrise des outils et canaux de communication ;
• Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Pack Office).

Savoir-faire :

• Rechercher l’information, la vérifier et la classer ;
• Maîtrise des techniques de veille juridique ;
• Connaître les principes de la légistique ;
• Excellentes capacités rédactionnelles :
• Savoir rédiger des notes, fiches de procédures ;
• Savoir concevoir des supports et de la documentation adaptés à différents publics ;
• Savoir planifier son activité dans un calendrier contraint et gérer les aléas ;
• Informer, rendre compte et alerter ;
• Prévenir et gérer les situations sensibles ;
• Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement et l’efficacité de l’activité ;
• Savoir animer des réunions de travail ;
• Être capable d’animer et d’entretenir un réseau ;
• Capacité d’écoute pour prendre en compte les demandes de différents interlocuteurs ;
• Savoir adapter la communication à différents interlocuteurs ;
• Savoir s’adapter aux différentes évolutions de l’organisation et du fonctionnement de l’établissement.

Savoir-être :

• Discrétion ;
• Rigueur et méthode ;
• Fiabilité et assiduité ;
• Forte capacité d’organisation ;
• Proactivité et réactivité ;
• Autonomie ;
• Sens du relationnel ;
• Aptitude au travail en équipe ;
• Capacité à assurer la continuité du service ;
• Avoir le sens du service public.