Chargé de projet évènementiel H/F

Située dans les Yvelines, à proximité de Paris (16,5 km) et en bordure des Hauts-de-Seine, Viroflay (16 300 habitants) offre à sa population un cadre verdoyant avec ses 145 hectares de forêt, un peu plus de 17 hectares d’espaces verts dont 5 de parc forestier. La ville est riche d’équipements culturels et sportifs (bibliothèque, ateliers d’arts, conservatoire à rayonnement intercommunal de musique et de danse, Union sportive multiactivité) et de nombreuses associations agissant dans le domaine des loisirs, du social, de la culture, du devoir de mémoire et contribuant à l’animation de la ville et à tisser du lien.

Chargé de projet évènementiel (h/f) 

Cadre d’emplois des Rédacteurs ou Techniciens

Sous l’autorité de la directrice du service évènementiel et sport, vous assistez la directrice du service et le réfèrent logistique et maintenance avec lesquels vous constituez l’équipe de base.  

A ce titre, vos missions portent sur plusieurs volets : 

Concevoir et organiser les événements  

• Elaborer une Programmation événementiel (agenda des événements) en lien avec la directrice du service. 

• Gérer les différentes étapes des projets qui vous sont confiés : Préparer le déroulement des 
  manifestations, concevoir, organiser et suivre les évènements de la municipalité (les Offlénies, vœux du Maire, Salon des créateurs, forum des associations…) et effectuer des reportings à la directrice du service. 

• Sélectionner et rechercher des prestataires selon les projets. 

• Analyser la faisabilité sur les plans : technique, juridique et financier. 

• Elaborer et suivre le budget alloué à chaque évènement. 

• Participer aux évènements et contrôle son bon déroulement le Jour J. 

• Contribuer à l’organisation de l’accueil et la sécurité sur les événements. 

Établir des outils de mesure d’impact de l’événement et assurer la restitution 

• Procéder aux bilans des événements. 

• Mettre en place des outils de mesure et analyser les résultats. 

• Mettre en place les outils d’évaluation des événements (questionnaire…). 

• Réfléchir et proposer des nouveautés tant sur le concept des événements existants que sur la mise en place d’autres événements. 

• Proposer des nouveaux supports pour la gestion des événements (listing, formulaire…). 

Tâches administratives 

• Elaborer les plannings des équipements sportifs, rédiger les actes administratifs associés à vos occupations et informer les associations concernées. 

• Suivre et accompagner les demandes réalisées par l’association sportive (demandes de matériel, demandes de salle…). 

• Elaborer les tableaux de suivi de travaux, de contrôle et les notes associées à l’exploitation des équipements sportifs. 

Force de proposition, vous maîtrisez les techniques de rédaction des actes administratifs, la dactylographie, les règles d’orthographe et de grammaire et l’outil informatique. Disponible, dicret.e et rigoureux.se, vous connaissez les procédures relatives aux collectivités territoriales et êtes respectueux.se  de la confidentialité et de la déontologie. Doté d’excellentes capacités d’écoute et de discernement, vous faites preuve du sens du service public et du travail en équipe. 

Activité irrégulière et imprévisible – pics d’activité. Possibilité de travail le samedi, le dimanche et les jours fériés. 

Titulaire du permis B 

Poste à temps complet.