Chargé de projet événementiel F/H (réf. 2025-1279)

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

CDD de 6 mois (remplacement temporaire), à pourvoir dès que possible.

Au sein de la cellule Gestion de projet événementiel, le/la chargé-e de projet événementiel :

Contribue à l'organisation des événements
Participe à la promotion et la valorisation des espaces interfacultaires auprès de la communauté interne et des clients externes
Répond aux attentes de sa hiérarchie, et à celles de ses commanditaires, en étroite collaboration avec les équipes du SEP, les directions universitaires et facultaires pouvant être impliquées, les équipes techniques et logistiques des sites sollicités ainsi que les prestataires sélectionnés

Activités principales :
Gestion de projet événementiel :
Création de brief auprès des prestataires en identifiant tous les besoins ou étude du cahier des charges des projets événementiels
Construction des offres dans leur dimension technique (mise à disposition d'espaces, hébergement, transport, restauration…), et définition des outils et moyens nécessaires pour leur mise en oeuvre, en s'appuyant sur des expertises internes ou externes
Définition du budget des projets et respect du budget défini
Demandes de devis, réalisation de demandes d'achat et demandes de bons de commande
Identification et coordination des différents acteurs internes (directions techniques / logistiques / communication & marketing) et/ou externes (prestataires : agences événementielles, traiteurs, sociétés de gardiennage, transports) pour la réalisation des événements
Coordination des différents acteurs de chaque projet et animation le cas échéant de cette communauté (réunions, partage de documents / informations…)
Planification l'ensemble des tâches nécessaires à la réalisation du projet, pilotage et contrôle de leur réalisation, en amont, pendant et en aval de l'événement
Gestion de l'événement le jour J sur site : gestion des prestataires, mise en place, gestion du planning et des ressources humaines
Gestion de la clôture administrative des projets et la gestion de la facturation
Gestion du retour d'expérience et mesure la satisfaction des usagers
Accompagnement et conseil des laboratoires et instituts de SU dans la conception, organisation et mise en oeuvre de leurs événements scientifiques

Communication et promotion :
Promotion des espaces et des services proposés par le SEP auprès des usagers internes (création et rédaction de supports, actions de promotion, promotion sur les sites de référencement partenaires…)
Veille : identification et recensement de prestataires et fournisseurs dans le milieu événementiel ; veille dans le domaine événementiel

Politique d'achats en matière événementielle
Contribution au suivi des marchés pilotés par le SEP, en concertation avec la Direction des achats

Connaissances :

• Méthodologie de conduite de projet événementiel (planification, coordination, budget…)
• Secteur de l'événementiel et ses acteurs (gestion de billetterie, hébergement, restauration, location d'espaces, agences de communication, prestataires logistiques et techniques…)
• Communication / Marketing (création de contenus et de supports de communication, mise en place d'action de communication / promotion auprès de publics cibles…)
• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Organisation de la fonction publique et de l'enseignement supérieur
• Objectifs et projets de Sorbonne Université
• Politiques, dispositifs et procédures propres à la gestion de projet événementiel dans un établissement public d'enseignement supérieur
• Connaissances budgétaires générales
• Procédures d'achat public
• Outils bureautiques (Microsoft Office)
• Connaissance suite Adobe

Compétences opérationnelles :

• Analyse d'un cahier des charges et capacité de répondre à la demande et la concrétiser
• Capacité à rendre-compte à sa hiérarchie et à ses commanditaires (rédaction des rapports / de synthèses, mise en place d'outils de suivi, rédaction de bilans de fin de projets…)

Compétences comportementales :

• Excellentes qualités relationnelles et sens de l'écoute
• Rigueur, organisation et autonomie
• Réactivité et adaptabilité
• Aptitude à travailler en équipe et esprit de solidarité
• Sens de la diplomatie
• Gestion du stress
• Curiosité
• Créativité

Diplôme réglementaire :

• BAC +3 ou +4 souhaité avec une expérience sur une fonction similaire d'au moins 3 ans ou DUT, BTS minimum exigé avec expérience sur une fonction similaire d'au moins 4 ans, dans une agence ou un établissement public
• Domaine de formation : gestion de projet événementiel, communication, marketing