Gestionnaire Scolarité H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service de la scolarité de la faculté de Pharmacie assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants·es inscrits·es à l’UFR Pharmacie.

Placé·e sous la responsabilité du responsable de service, et en collaboration avec la direction de la Graduate School Health & Drug Sciences, l’agent assure la gestion administrative et pédagogique des M2.

Missions principales de l’agent·e :

Secrétariat administratif et pédagogique mutualisé "Masters" en collaboration avec les Responsables de parcours de 2ème Année de Master (425 étudiants) :

• Accueil physique et téléphonique du public
• Soutien auprès des responsables de M2 durant la campagne de recrutement des étudiants·es en M2 (organisation jurys/tests, convocations des candidats·es, envoi des réponses…), et suivi des candidatures sur l’outil INCEPTION
• Gestion et suivi des recours gracieux suite à des refus lors de la sélection des étudiants·es (d’inscription) en M2
• Réservation des locaux d’enseignement, soutenances et examens dont reprographie des sujets d’examens, organisation d’examens pour certains parcours
• Participation aux différentes réunions relatives aux Masters (exemples : Comité de Mention, Conseil de perfectionnement…)
• Inscriptions administratives et pédagogiques en distanciel et en présentiel des étudiants·es au moyen du logiciel APOGEE, comptabilité journalière des droits d’inscription encaissés, contrôle des dossiers des étudiants·es en apprentissage
• Saisie des notes et résultats dans APOGEE
• Publication des notes et résultats, établissement et délivrance des attestations de réussite, relevés de notes, réalisation de statistiques, diplomation
• Diffusion des informations utiles aux étudiants·es de Master via l’ENT de l’Université (eCampus)
• Gestion et contrôle des conventions de stage via l’outil PSTAGE
• Classement et archivage des dossiers, procès-verbaux, contrôle et envoi des diplômes
• Soutien du Chef de Service sur d’autres secteurs du Service Scolarité en cas d’absence d’agents·es ou lors des pics d’activité exceptionnels du service
• Authentification de diplômes pour des organismes extérieurs
• Aide au pilotage par la réalisation de tableaux de bords et statistiques
• Participation à l’ensemble des réunions et ateliers Scolarité organisés par l’Université Paris-Saclay
• Contrôle des diplômes et aide à la préparation de la Cérémonie de remise de diplômes de Master organisée par l’Université

Participation à l’activité du Service Scolarité

Aide ponctuelle pour les inscriptions universitaires

Connaissance, savoir :

Connaissances techniques :

• Utiliser les logiciels de gestion du domaine et les logiciels bureautiques : suite Office, APOGEE, eCampus, INCEPTION, PSTAGE.

Connaissances générales :

• Connaissance du cursus pharmaceutique et de l’offre de formation au niveau Master de la Graduate School Health & Drug Sciences
• Connaissance de l’organisation des formations de M2 en apprentissage
• Connaissance du fonctionnement et de l’organisation de l’Université UPSaclay

Savoir-faire :

• Grande rigueur et méthode dans le travail
• Capacités rédactionnelles
• Maîtrise de la réponse en présentiel et téléphonique
• Autonomie et capacités organisationnelles
• Capacité de s’adapter constamment
• Capacité de travailler en équipe

Savoir-être :

• Être à l’écoute des Responsables des différents parcours dans un esprit de collaboration
• Se positionner en tant que référent administratif auprès des différents Responsables de parcours M2 et des étudiants
• Savoir rendre compte au Responsable du Service Scolarité, aux Responsables de parcours et auprès de la Direction de la Graduate School de suggestions et propositions en vue d’améliorer la gestion des formations des Masters
• Savoir travailler en équipe
• Avoir le sens du Service Public