Chargé de coordination de la plateforme alumni H/F

La Direction de la Formation et de la Réussite (DFR) est un service d’appui de l’Université rattaché à la Direction Générale des Services (DGS). La direction est articulée autour de 4 pôles :

• Offre de formation, SI Formation (OFSI) et Scolarité
• Observatoire de la Réussite et de l’Insertion Professionnelle (ORIP)
• Orientation et Insertion Professionnelle (OIP)
• Entrepreneuriat Étudiant Partenariat Alumni (EEPA)

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Rattachement hiérarchique : Direction de la Formation et de la Réussite au sein du pôle Entrepreneuriat Etudiant Partenariats et Alumni, en lien étroit avec la DSI.

Rôle principal : garantir la fiabilité, la conformité et le bon fonctionnement de la plateforme Alumni de l’Université Paris-Saclay, au service des alumni et des équipes internes.​​

Activités principales de l’agent :

• Administrer la plateforme Alumni (paramétrage, gestion des droits, création d’espaces, modération des contenus, coordination des évolutions avec le prestataire et la DSI).
• Assurer la qualité des données : contrôles réguliers, normalisation, procédures d’enrichissement (imports Apogée, formulaire Démarche Numérique, enquêtes).
• Garantir la conformité RGPD en lien avec le Délégué à la protection des données (DPD) : registre des traitements, mentions d’information, gestion des consentements et des droits des personnes.
• Administrer les formulaires d’inscription et de mise à jour (démarches numériques, interfaces avec Apogée / autres SI).
• Assurer le suivi des cohortes diplômées en lien avec la DSI, l’éditeur de la plateforme et les composantes (imports annuels)

• Piloter la plateforme Alumni (backoffice, évolutions fonctionnelles, tests, documentation).
• Définir, côté métier, les évolutions de services et contribuer à l’évolution des lots visant à moyen terme l’intégration de nouveaux publics (personnels, enseignant·es, étudiant·es).
• Être en lien avec le prestataire de la plateforme pour l’amélioration continue et avec le Responsable fonctionnel des applicatifs du SI formation pour l’évolution des services.

• Gérer les groupes thématiques : suivi de l’animation des groupes et sous-groupes, accompagnement des référent·es, structuration des communautés.
• Assurer l’animation digitale : Organisation et animation de webinaires internes de formation des référents à l’outil.
• Développer de nouveaux supports éditoriaux et formats d’animation, notamment des podcasts (conception éditoriale, coordination technique, diffusion sur la plateforme et les canaux appropriés).
• Mettre en place les nouvelles campagnes d’activation pour les futures cohortes de diplômés et assurer le suivi des activations de compte sur la plateforme.

• Former et accompagner les référent·es Alumni (tutoriels, guides utilisateurs, webinaires, ateliers).
• Animer un réseau interne de correspondant·es Alumni pour partager les bonnes pratiques d’usage des fonctionnalités de la plateforme et coordonner les actions.
• Participer aux réunions internes de présentation de la plateforme et au club d’animation du réseau Alumni.

• Mettre à jour mensuellement le tableau de suivi des indicateurs (KPI) : qualité et complétude de la base, taux d’inscription et d’activation, engagement sur la plateforme, participation aux webinaires, audiences des podcasts.
• Produire des tableaux de bord réguliers à destination de la direction et des composantes, et proposer des actions d’amélioration continue.

Formation et expérience

• Bac +3 à Bac +5 en information communication, marketing digital, gestion de données, systèmes d’information ou formation équivalente.
• Expérience souhaitée dans la gestion d’une base de données, d’une plateforme communautaire ou d’un réseau Alumni/en enseignement supérieur.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils de gestion de bases de données et d’export/reporting (Excel avancé, requêtes, tableaux de bord).
• Connaissance d’une plateforme Alumni ou CRM (idéalement Alumnforce) et des enjeux d’interfaçage avec les SI universitaires (Apogée, outils métiers).
• Bon niveau en communication écrite et digitale.
• Maîtrise de l'anglais à l'oral et à l'écrit (lecture de documentation, échanges avec des partenaires internationaux, rédaction de contenus).
• Connaissances solides en protection des données personnelles (RGPD) appliquée aux bases de diplômés.

Compétences comportementales

• Sens du service aux usagers (diplômé·es, étudiant·es, personnels), capacité à travailler en réseau avec de multiples interlocuteurs.
• Rigueur, organisation, autonomie, fiabilité dans la gestion des données et des projets.
• Esprit d’analyse, capacité à interpréter des données et à proposer des recommandations opérationnelles.
• Qualités relationnelles, aisance à l’oral pour animer des formations, réunions et ateliers.