Assistante.e administratif.ve et financier.e

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET MISSIONS
Le service Logistique et Technique (SLT) est composé 54 agents répartis dans 5 pôles d'activité. (Maintenance/exploitation - service à l'usager - agencement et espaces verts- usages numériques- coordination Jourdan/Montrouge).
 
Sous l'autorité hiérarchique du Directeur du service, vous coordonnez et réalisez de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines du service, dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement.
 
ACTIVITÉS PRINCIPALES
• Assister le Directeur du service dans la gestion financière, administrative et RH du service : élaboration du budget, politique d'achat, recrutement et formation des personnels, actes de gestion, instruction de dossiers complexes, etc.
 
• Suivre le budget du service : engager les bons de commandes, suivre et analyser les dépenses, produire régulièrement un bilan des dépenses
 
• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du service
•  Assurer, le cas échéant, l'accompagnement et/ou l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative et financière
 
• Coordonner les aspects organisationnels et assurer un soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) aux différents pôles d'activités du service, et ponctuellement à certains évènements de l'Ecole en lien avec la Direction (conférences, réunions, séminaires, colloques, etc.)
• Informer et accompagner dans leurs démarches les acteurs et les interlocuteurs du service
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les autres structures de l'Ecole et les partenaires extérieurs

COMPETENCES ATTENDUES
Diplôme : BAC + 2 en gestion et administration
Expérience professionnelle confirmée en gestion administrative et financière
 
Connaissances :
• Connaissance idéalement de l'environnement de l'enseignement supérieur
• Connaissances de base en gestion financière et comptable publique
• Connaissances de base sur les marchés publics
• Techniques de communication
• Connaissances générales de la gestion des ressources humaines
 
 
Compétences techniques :
• Bonne maîtrise des outils de bureautique
• Capacité à gérer ses activités en tenant compte des contraintes et des échéances
• La pratique d'un logiciel financier, budgétaire et comptable tel que SIFAC serait un plus (possibilité de formation interne à cet outil)
• Concevoir des outils de suivi d'activité
• Savoir rendre compte et alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion
• Rédiger des documents d'information technique et des rapports ou des synthèses
• Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles
• Communiquer, conseiller et faire preuve de pédagogie
• Aptitude au management et à la conduite d'entretien
 
 
Compétences comportementales :
• Organisation, rigueur et fiabilité
• Réactivité et esprit d'initiative
• Disponibilité et faculté d'adaptation
• Savoir travailler en autonomie et en équipe
• Aisance relationnelle et rédactionnelle