Assistante du secrétaire général adjoint H/F

Le ministère de la Culture a pour mission de rendre accessibles au plus grand nombre les œuvres capitales de l'humanité, et d'abord de la France.

A ce titre, il conduit la politique de sauvegarde, de protection et de mise en valeur du patrimoine culturel dans toutes ses composantes, il favorise la création des œuvres de l'art et de l'esprit et le développement des pratiques et des enseignements artistiques.

Il contribue, conjointement avec les autres ministres intéressés, au développement de l'éducation artistique et culturelle des enfants et des jeunes adultes tout au long de leurs cycles de formation.

Il encourage les initiatives culturelles locales, développe les liens entre les politiques culturelles de l’État et celles des collectivités territoriales et participe à ce titre à la définition et à la mise en œuvre de la politique du Gouvernement dans le domaine de la décentralisation.

Il veille au développement des industries culturelles. Il contribue au développement des nouvelles technologies de diffusion de la création et du patrimoine culturels.

Il met en œuvre, conjointement avec les autres ministres intéressés, les actions de l’État destinées à assurer le rayonnement dans le monde de la culture et de la création artistique françaises et de la francophonie.

Il contribue à l'action culturelle extérieure de la France et aux actions relatives aux implantations culturelles françaises à l'étranger.

Liaisons hiérarchiques :

Secrétaire générale adjointe

Liaisons fonctionnelles :

Travail quotidien en équipe avec l'assistante du SG et  le chef de cabinet du SG et de la SGA
Interlocuteurs : chefs de services, sous-directeurs, chefs de département, chefs de bureaux du secrétariat général, assistants du cabinet du Ministre et des directions générales

Missions et activités principales :

Sous l'autorité du SG et de la SGA, il est chargé des fonctions suivantes :
1. Interface téléphonique auprès des interlocuteurs internes et externes ; gestion des messages et accueil des visiteurs ;
2. Vérification des documents soumis à la signature du SG, de la SGA et / ou du Cabinet ; suivi du circuit de validation dans le cadre de la gestion dématérialisée du courrier via l'application MAARCH ;
3. Gestion des agendas électroniques de la SGA et, le cas échéant, du SG ;
4. Organisation de réunions et rendez-vous (réservations de salles, coordination des agendas, convocation) et centralisation d'informations et de documents pour la constitution des dossiers correspondants ;
5. Gestion des déplacements temporaires sur Chorus DT : organisation, suivi des validations des ordres de mission et états de frais ; Commande de fournitures de bureau pour l'équipe de direction ;
6. Rédaction ponctuelle du courrier et des courriels, frappe ou mise en forme des courriers, notes ou rapports ;
7. Gestion en binôme avec l'assistante du SG, pour l'équipe de direction du secrétariat général, des absences, congés, RTT, compte-épargne-temps, formations ;
8. Planification des entretiens annuels d'évaluation réalisés par la SGA ;
9. Suivi des RIM (Réunions interministérielles) et des QE (Questions écrites) en articulation avec le chef de cabinet du SG et de la SGA  ;
10. Structuration au quotidien de la documentation de la SGA et préparation des opérations d'archivage des dossiers en liaison avec la mission des Archives ;

Le titulaire du poste assure la permanence téléphonique et le suivi du courrier et des parapheurs du secrétaire général lors des absences de son assistante.

Compétences techniques / Savoir-faire :

- Maîtriser les techniques de secrétariat et la bureautique
- Maîtriser l'outil informatique : messagerie, suites bureautiques, MAARCH, Chorus-DT, RenoiRH, etc.
- Rédiger des documents administratifs
- Maîtriser les règles et du fonctionnement de l'administration
- Exercer son activité en faisant preuve d'organisation, de méthode et d'autonomie
- Hiérarchiser les courriers et les appels téléphoniques selon leur importance
- Gérer un agenda d'audiences et de réunions
- Mettre en oeuvre l'organisation matérielle de réunions et de colloques
- Dialoguer avec aisance avec différentes catégories d'interlocuteurs

Savoir-être :

- Mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples, en sachant hiérarchiser les enjeux
- Réagir à l'imprévu et aux situations d'urgence
- Faire preuve de discrétion, de loyauté et de confidentialité totale des données traitées dans le cadre de sa mission
- Faire preuve de souplesse et d'une capacité d'adaptation permanente