Agent d'accueil – secrétaire administratif F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

Créé en 1977, sous le patronage du Président de l’Université de Paris-Sorbonne et à l’initiative conjointe d’enseignants-chercheurs de cette même Université et de diverses personnalités et entités catalanes, telles que l’Omnium culturel de Paris, le Centre d’études catalanes a une triple vocation : universitaire, culturelle et scientifique.

Le Centre d’études catalanes est une composante de l’UFR d’études ibériques dirigée par un professeur des universités.

Présentation du service :

L’enseignement de catalan inclus dans le cursus d’espagnol comprend des modules de licence et de master et la préparation de l’option de catalan de l’agrégation d’espagnol. Le Centre dispense aussi des cours du soir préparant au Diplôme universitaire, DU de catalan. Chaque année y sont organisés diverses expositions d’artistes catalans, des conférences ayant trait à la Catalogne, et périodiquement des colloques scientifiques réunissant des chercheurs spécialistes de la culture catalane.

Localisation :

9, rue Sainte-Croix de la Bretonnerie / 39 rue du Bourg-Tibourg 75004 PARIS

Poste à pourvoir à compter du 18 septembre 2024.

Libellé de Fonctions : agent d’accueil – secrétaire administratif

Catégorie : C

Corps : Adjoint administratif de Recherche et de Formation

BAP : J

Emploi-type : J5X41 - Adjoint-e en gestion administrative

Mission :

L’agent-e assure l’accueil du public ainsi que la logistique par l’assistance matérielle aux missions d’enseignement et d’administration.

Il/elle assure également la surveillance, la sécurité des personnes et des biens.

Activités principales :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes
• Assister la responsable administrative dans les opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité du Centre (aide à la gestion des inscriptions pédagogiques sur APOGEE, déclarer les événements auprès du service de prévention et sécurité, gérer et éditer les listes des participants aux événements…)
• Utiliser les outils bureautiques
• Gérer les listes de diffusion
• Procéder à l’affichage et à la mise à jour des vitrines
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs, cartons d’invitation…), les reproduire et les diffuser
• Retranscrire des informations orales à l’écrit
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Diffuser des informations internes et externes concernant les activités du Centre (agendas culturels et informations sur les événements,)
• Participer à la sécurité des biens et des personnes en relevant les situations à risques et en informant la responsable de ses observations
• Participer à l’évacuation du Centre en cas d’alerte ou de sinistre
• Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et l’équipe enseignante (édition des feuilles d’émargement…)
• Réceptionner et diffuser le courrier
• Classer et archiver des documents
• Aménager la bibliothèque pour l’accueil des conférences

Encadrement : NON

Conditions particulières d’exercice :

• Le Centre fermant à 20h15 les lundis, mardis, jeudis et vendredis, l’agent gère l’accueil jusqu’à la fermeture un soir par semaine.

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université

Savoir-faire :

• Respecter les procédures
• Planifier son travail
• Utiliser des logiciels informatiques : pack office
• Communiquer et diffuser les informations
• Réaliser des tâches administratives
• Élaborer des documents

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir gérer son activité
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Travailler en équipe
• Communiquer et faire preuve de pédagogie

Savoir être :

• Excellent relationnel
• Réactivité
• Disponibilité
• Autonomie
• Organisation et rigueur
• Ponctualité et assiduité
• Discrétion