Assistante du Cabinet du Maire (F/H)

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur de Cabinet, vos missions principales sont l’organisation permanente de la vie professionnelle du cabinet.

À ce titre, vos missions se décomposent comme suit :

• Gestion de l’emploi du temps du Directeur du cabinet et de la Directrice de Cabinet Adjointe
• Accueil physique et téléphonique des administrés et élus.
• Gestion du courrier interne et externe pour M. le Maire.
• Organisation des interventions en lien avec les services, les élus et les interlocuteurs de la Ville.
• Suivis du travail quotidien du cabinet.
• Rédaction et mise en forme des courriers, notes ou comptes rendus.
• Classement et archivage

Conditions particulières d’exercice :

Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service et de la demande du maire et du cabinet.

Profil et compétences requises :

BAC Pro secrétariat minimum.

BTS assistante de Direction.

Expérience d’une fonction de secrétariat/assistante de direction.

Connaissances :

• Organisation des services municipaux
• Contexte et enjeux de la collectivité
• Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire

Compétences techniques ou savoir-faire :

• Maîtrise de l’outil bureautique et des logiciels Word, Excel, Power Point, internet
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu
• Gestion des priorités, travail dans l’urgence
• Accueil et communication
• Travail en équipe
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Notions d’organisation et de gestion du temps

Aptitudes :

• Rigueur et sens de l’organisation, discernement
• Disponibilité et loyauté
• Capacité à prendre des initiatives, réactivité
• Discrétion professionnelle et confidentialité
• Capacités relationnelles et rédactionnelles
• Sens de l’écoute
• Preuve d’organisation et d’autonomie face aux urgences

Avantages :

• Rémunération statutaire
• Régime indemnitaire
• 13ème mois
• 25 jours de congés annuels
• Catégorie C : 37 heures de travail hebdomadaires, avec 12 jours RTT
• Restaurant municipal
• Participation à un contrat de mutuelle santé labellisée et contrat de prévoyance optionnel
• Amicale du personnel
• Participation aux frais de transports ou participation au parking privé du centre-ville