Assistant administratif H/F

Rosny-sous-Bois est une ville de 46 395 habitants située à l'est de Paris, dans le département de la Seine-Saint-Denis en région Île-de-France. Elle fait partie de la Métropole du Grand Paris et est rattachée au territoire Grand Paris Grand Est.

Sur le plan économique, Rosny-sous-Bois est un pôle d'emplois tertiaires qui accueille, entre autres, le centre commercial Westfield-Rosny 2, l'un des plus grands du département ainsi que le centre commercial Domus, consacré à l'équipement de la maison.

La ville est très bien desservie par les transports avec deux stations du RER E, Rosny-sous-Bois et Rosny Bois-Perrier, ainsi que douze lignes de bus. Le réseau de navettes municipales Titus complète cette offre.

A horizon 2024, la ville accueillera 3 stations de métro dans le cadre de l'extension de la ligne 11 jusqu'à Westfield-Rosny 2. Cette offre sera ensuite complétée par l'arrivée de la ligne 15, attendue pour 2030, du Grand Paris Express et l'extension de la ligne E du RER jusqu'à la Défense.

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Assistant administratif H/F (CDD 4 MOIS)

Sous l’autorité du directeur de la Fabrique artistique et numérique, l’assistante administrative, l’oriente et l’informe le public. En tant que représentante de la collectivité et de la Fabrique, elle incarne l’image de l’établissement auprès des usagers et contribue activement à la dynamique du lieu.

L’assistante administrative prend en charge principalement le suivi des inscriptions, la planification et le bon déroulement des activités. Elle répond également aux besoins administratifs et logistiques liés à la gestion de l’équipement. En outre, elle est amenée à traiter ponctuellement des dossiers spécifiques et à effectuer la saisie de documents administratifs, tels que le suivi des Parcours d'Éducation Artistique et Culturelle (PEAC) en collaboration avec l’enseignante référente. Elle gère également les demandes informatiques relatives aux interventions des services techniques dans le bâtiment (Direction des Systèmes d'Information, ateliers municipaux, etc.).

Enfin, l’assistante administrative organise et coordonne le classement et l’archivage des documents en étroite collaboration avec le second agent administratif.

Missions principales :

Accueil et orientation des usagers :

• Accueil et renseignement du public sur place, par téléphone ou par courriel
• Prise en charge et suivi des inscriptions aux activités FAN
• Participe aux temps forts de la FAN en assurant l’accueil et l’orientation des participants
• Affichage d'informations

Planification, suivi et traitement de dossiers administratifs :

• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Renseigner des tableaux de suivi des activités de la FAN
• Assurer la saisie et le suivi de l’ensemble des usagers sur le progiciel CONCERTO. Etre en capacité d’en extraire des informations spécifiques afin d’assurer des communications ciblées.
• Gérer les demandes de petits travaux sur le progiciel E-Atal et veiller aux besoins d’aménagement du bâtiment.
• Assurer le suivi administratif des PEAC (Parcours d’éducation Artistique et Culturel) en lien avec l’enseignante FAN qui coordonne le dispositif.
• Assurer le suivi des conventions partenariales
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.

Gestion de l'information, classement et archivage de documents :

• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer et archiver des documents
•  Synthétiser et présenter des informations

Etre titulaire d'un diplôme dans le domaine du secrétariat.

Connaissances :

• Bonne communication orale et écrite
• Maîtrise de l’orthographe et compétences rédactionnelles

Compétences techniques :

• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Internet, Outlook, Teams,
• Progiciels liés au poste : E-atal, Concerto (formation assurée à la prise de poste)
• Savoir rédiger et mettre en page des écrits professionnels

Compétences comportementales :

• Avoir le sens de l’écoute et du contact
• Être rigoureux, organisé et savoir prendre des initiatives
• Avoir l’esprit d’analyse et de synthèse
• Avoir l’esprit d’équipe (collaboration, communication)