Assistante de direction - IUT de Tremblay H/F

Description de la fonction
- Appui au Directeur et à la RAF
- Assurer la gestion et le suivi des agendas, organiser les rendez-vous et réunions.
- Préparer les dossiers nécessaires (notes, documents, supports) et rédiger les comptes rendus.
- Assurer le suivi des décisions et veiller au respect des échéances.
- Gestion administrative et organisationnelle
- Gérer le courrier, les mails et les appels entrants/sortants.
- Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, notes et documents officiels.
- Tenir à jour les fichiers de suivi (tableaux, bases de données, archivage).
- Communication et coordination interne/externe
- Être l'interface entre la Direction, les services de l'IUT, les enseignants, les étudiants et les partenaires externes.
- Participer à l'organisation d'événements (réunions de conseil, séminaires, visites de partenaires).
- Faciliter la circulation de l'information et contribuer à la communication institutionnelle.
Appui transversal
- Participer au suivi de certains projets transversaux en appui à la Direction.
- Contribuer à l'amélioration continue des procédures administratives et organisationnelles.
- Préparer et organiser les réunions et conseils (envoi des convocations, préparation des dossiers, réservation de salles ...)
Gestion des Ressources Humaines
- Assurer le suivi des congés des personnels BIATTS de l'IUT
- Gestion et tenue de stock des fournitures administratives et mobilier de bureau
- Participer à la préparation des dossiers en matière de GRH (recrutement, avancement, entretiens professionnels ...)
Contraintes du poste
- L'activité du service peut entraîner des contraintes horaires les jours de Conseils d'IUT
- Les congés sont à prendre durant les périodes de congés universitaires

Compétences et connaissances requises
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Maîtriser des outils informatiques (word, excel, messagerie, internet...)
- Maîtrise du Pack Office
- Savoir s'organiser et planifier ses activités
- Qualités rédactionnelles et bonne expression orale
- Enregistrer les messages et rendre compte
- Maitriser les techniques de classement et d'archivage
Savoir-faire comportemental
- Diplomatie
- Rigueur, sens de l'organisation
- Sens de l'écoute
- Discrétion