Assistante de direction H/F

L'assistant·e de direction assure le secrétariat, l'assistance technique et logistique des responsables de services, et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures propres à l'un des domaines fonctionnels de l'établissement.
La polyvalence des tâches tend à se développer, renforçant les compétences techniques grâce à l'utilisation d'outils de plus en plus performants, notamment en gestion, tout en élargissant les compétences relationnelles.
Assistante de la Directrice de la Scolarité et de son adjoint
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
• Renseigner les tableaux de bord selon les consignes, participer à l'instruction de dossiers complexes
• Consigner les procédures applicables dans son domaine
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...)
• Participer à l'organisation des réunions, manifestations, comités opérationnels et prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de service ou de projets en lien avec la Direction (COMOP, COPIL)
• Informer les personnels de la direction
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Classer et archiver les documents et informations
• Mise à jour du site
• Assurer l'assistance technique et fonctionnelle des applications gérées par le service
Accueil physique et téléphonique des étudiants, du personnel enseignant et administratif
• Informations relatives aux procédures d'admission et d'inscription
• Orientation vers les bureaux du service de la scolarité concernée
• Traitement et suivi des demandes des usagers
Collaboration à l'organisation et à la réalisation de la campagne d'inscription (forte activité de juillet à septembre)
Réception des candidats Parcoursup, Candidatures P8, annulation des inscriptions, traitement des demandes de prolongation d'études, cartes multiservices défectueuses
Gestion matérielle :
• suivi des commandes, inventaires

Compétences
• Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'Université
• Connaître les règles de scolarité
• Maîtriser des logiciels informatiques (word, excel,...)
• Bien suivre l'évolution de la réglementation
• Avoir de la rigueur et de la méthode
• Bonne qualité rédactionnelle, organisé