Assistante de direction (H/F)

Située dans l'Est parisien, la ville de Villiers-sur-Marne compte aujourd’hui 28 567 habitants et s’étend sur 433 hectares dont 13,4 hectares d’espaces verts publics. Le dynamisme économique de Villiers-sur-Marne se conjugue parfaitement avec le respect de l’activité traditionnelle de son centre historique. Bénéficiant d’un paysage urbain préservé, les rues commerçantes conservent leur esthétisme d’antan aux allures briardes.

Villiers-sur-Marne s’inscrit aujourd’hui dans la politique d’aménagement de l’espace régional traduit dans le schéma directeur d’Ile-de-France. Elle est à ce titre associée au pôle de développement de l’Est parisien.

L'accueil d'une gare du Grand Paris Express représente pour Villiers-sur-Marne une opportunité supplémentaire d’ancrer la spécificité de ses quartiers : espaces verts soignés, espaces publics qualitatifs et maitrise du développement urbain dans un nouveau secteur de son territoire qui se voudra dynamique, moderne et éco responsable.

• Assistante de direction à temps complet (H/F)
• Poste à pourvoir à compter de février 2026
• Situation du poste dans l’organigramme : Poste placé sous l’autorité de la DGAS en charge des Affaires sociales, culturelles, de la santé et de la petite enfance et de la réglementation générale.
• Direction : D° générale adjointe des services en charge des affaires sociales, culturelles, de la santé et de la petite enfance et de la réglementation générale.
• Situation géographique du poste : Le poste se situe à la Mairie – 2 ème étage

Missions et activités du poste :

• Assister la Directrice Générale Adjointe des Services dans ses missions administratives et relationnelles internes et externes.
• Exécuter des missions administratives courantes, organiser et coordonner la transmission et la rédaction des informations.

Missions du poste :

• Mission de secrétariat
• Gestion du courrier
• Gestion de dossiers spécifiques à la direction ou transversaux en collaboration avec la DGA
• Agent télé-transmetteur (transfert des actes administratifs au contrôle de légalité
• Organisation des séances du Conseil municipal

Activités du poste :

• Mission de secrétariat de direction
• Assurer la rédaction et la mise en forme de documents (courriers, notes …)
• Planifier et organiser les rendez-vous, réunions - tenue de l’agenda
• Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités
• Présence aux réunions de coordination et de services et rédaction des relevés de décisions
• Filtrage des courriers et des parapheurs des services municipaux transmis au visa de la Directrice Générale
• Adjointe avec son accord
• Gestion et publication des actes administratifs de la direction sur le site de la ville (DematDoc)

Agent télé-transmetteur

• Co-validation sur le fond et la forme des actes administratifs (arrêtés, décisions)
• Transmission des actes administratifs (arrêtés, décisions) via la plate-forme FAST (contrôle de légalité)
• Suivi administratif des actes administratifs : arrêtés, décisions
• Suivi et gestion des accusés de réception, transmissions de copies aux services, tenue des registres

Gestion du courrier

• Dispatcher le courrier via le logiciel 6TZen

Gestion de dossiers spécifiques en collaboration avec la DGA

• Travail de recherche
• Préparation et suivi des dossiers

Coordination des assistantes de la direction (ASCRG)

• Mission de conseil ou aide à la résolution de questionnement d’ordre administratif

Organisation des séances du Conseil municipal

• Collaboration avec les deux autres assistantes de direction (DG et DGAS)

Profil du poste :

• Cadre d’emplois des rédacteurs ou des attachés
• Titulaire au minima d’un diplôme de niveau V (BTS)
• Expérience sur poste similaire

Contexte et spécificité :

• Travail en collaboration avec l’ensemble des services regroupés au sein de :
• la Direction des Affaires Sociales
• la Direction des Affaires culturelles
• la Direction de la Réglementation Générale
• la Direction de la Santé et de la Petite Enfance
• Remplacer l’assistante de direction du Directeur Général des Services et l’assistante de direction du
• Directeur Général Adjoint en charge des Ressources, de la Cohésion Sociale et la Jeunesse, lors de leurs absences/congés

Compétences et capacités requises :

• Savoir-faire (compétences techniques spécifiques)
• Excellente communication
• Maîtrise de l’outil informatique
• Autonomie et réactivité : sens de l’anticipation, de l’initiative
• Organisation et méthode
• Polyvalence

Savoir-être (qualités personnelles)

• Rigueur
• Resistance au stress
• Qualités relationnelles
• Adaptabilité
• Sens du travail en équipe
• Discrétion professionnelle
• Assiduité et ponctualité

Contraintes particulières :

• Savoir prendre de la hauteur et travailler dans un milieu contraint
• Disponibilité requise en cas de nécessité de service.