Assistante administrative (Titulaire/Contractuel) (H/F)

L'IUT de Tremblay-en-France composante de l'Université Paris8, accueille chaque année environ 4500 étudiants pour les former dans les domaines de la gestion d'entreprise et administration (BUT GEA), de la logistique et du transport (BUT MLT) et de la maintenance industrielle (BUT GIM).
Le personnel permanant est composé de 12 personnels administratifs et techniques, de 26 enseignants et enseignants-chercheurs et de 80 chargés de cours.
Sous l'autorité du responsable administratif et financier, le gestionnaire pédagogique a en charge :
- la gestion administrative des étudiants depuis leur inscription administrative jusqu'à la délivrance de leur diplôme.
- le secrétariat administratif du département en collaboration avec l'ensemble des enseignants et du chef de département.
1. Accueil :
Assurer l'accueil des étudiants pour toute question liée à la pédagogie
Ouvrir les salles
Renfort sur la gestion des courriels sur les différentes boites mail (gea/gim/mlt)

2. Formation initiale :

Assiduité :
• Assurer le suivi régulier des absences des étudiants,
• Traiter les justificatifs d'absence
• Mettre à jour le tableau des absences
• Régulariser les signatures sur Sowesign

Hyperplanning :
• Mettre à jour des dossiers administratifs étudiants sur HyperPlanning
• Préparer les documents de charte + règlement intérieur + droit à l'image
• Faire signer les documents à tous les étudiants et déposer les documents dans HP
• Indiquer les salles lorsqu'elles n'y sont pas
• Envoyer un courriel aux enseignants le Jeudi / vendredi pour l'emploi du temps de la semaine à venir

3. Formation continue :
A la demande de la responsable, assurer la mise à jour des différents tableaux de suivi (facturation, suivi des contrats)
Transmettre toutes les absences concernant les alternants à la responsable
Télécharger les différents documents sur Sowesign

Savoir
· Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP
· Connaissance générale des règles liées à la scolarité, à la formation dans l'enseignement supérieur
· Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
· Maîtrise des logiciels de gestion du domaine, des outils informatiques, des logiciels courants de bureautiques, de travail et de communication à distance.
· Connaissance de la réglementation relative au tri et à la conservation des archives
Savoir-faire et être
· Travailler en équipe et en autonomie
· Planifier son activité, savoir anticiper
· Analyser et gérer les demandes d'information
· Disposer d'une aisance rédactionnelle
· Gérer la confidentialité des informations et des données
· Faire preuve de capacité d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de méthode


Charge de travail importante en début et fin de semestre universitaire, ainsi que pendant la période de suivi des conventions de stage