Assistant - Masters Erasmus Mundus H/F

La personne recrutée assistera deux chargées de projets et un chargé de coopération internationale dans la gestion de 3 masters conjoints Erasmus Mundus gérés par la Faculté des Sciences d’Orsay :

• SERP master-serp.eu
• LASCALA master-lascala.eu
• QUARMEN master-quarmen.eu

La personne recrutée travaillera en étroite relation avec les agents du Pôle Relations Internationales de la Faculté des Sciences, les services administratifs de l’Université Paris-Saclay (Service Budget et Finances, Agence Comptable, Divisions des Formations & Scolarité, Direction des Relations Internationales, etc.) ainsi que les coordinateurs scientifiques des projets.

Activités principales de l’agent :

- Assurer le suivi pédagogique des masters Erasmus Mundus :

• Récupérer les notes en interne et auprès des partenaires étrangers, établir la correspondance des notes entre pays partenaires
• Saisir les résultats dans le logiciel Apogée, éditer les relevés de notes et autres documents pédagogiques, établir des traductions si nécessaire
• Participer aux réunions pédagogiques, à l’élaboration des emplois du temps, à la réservation des salles et à l’organisation des examens
• Diffuser des offres de stages, établir les conventions de stages
• Planifier et organiser les soutenances de stage
• Préparer les dossiers d’heures complémentaires de cours

- Assurer le suivi de la gestion financière (préparer et suivre les commandes), organiser les missions des agents de l’université et des partenaires étrangers (prise de billets et réservation d’hôtels)

- Organiser le suivi des candidatures et de la sélection des étudiants (vérification des dossiers, relance)

- Fournir une aide à l’inscription des étudiants internationaux (préinscription, prise de rdv, contrôle des documents)

- Préparer des documents et certificats nécessaires aux démarches administratives des étudiants internationaux (pour les demandes de logement, de visa/permis de séjour)

- Accompagner la mobilité des étudiants internationaux

- Participer à la promotion des masters et à la gestion des réseaux sociaux

- Aider à l’organisation des évènements (conférences et séminaires, remise des diplômes, écoles d’été, évènements culturels)

- Assurer l'assistance logistique et technique du service et des cours

- Répondre aux demandes d’information en interne (services administratifs, étudiants) et en externe (candidats, partenaires)

- Gérer, diffuser et archiver les informations et la documentation relevant de ces activités

Formation BAC+2 type DUT, BTS

Connaissance, savoir :

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur français et européen
• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Connaissance des outils informatiques et de communication les plus courants

Compétences opérationnelles :

• Avoir une bonne capacité rédactionnelle
• Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles
• Savoir gérer les situations d’urgence
• Savoir gérer plusieurs activités en parallèle dans des délais contraints
• Etre capable d’apprendre rapidement
• savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
• Savoir gérer plusieurs dossiers en parallèle
• Savoir appliquer des procédures et des règles

Compétences comportementales :

• Sens de l’organisation
• Autonomie
• Capacité d’adaptation
• Sens relationnel et diplomatie
• Rigueur
• Sens critique