Responsable administratif GS EFE et Pôle de Formation des enseignants de l'Université Paris-Saclay H/F

Description de la GS

La Graduate School EFE (Education, Formation, Enseignement) répond à un enjeu sociétal majeur : fédérer les compétences pour une formation d’excellence aux métiers de l’enseignement et développer des recherches et innovations autour des problématiques d’éducation. Ses orientations de recherche s’organisent autour des thématiques : l’éducation et société, la relation éducative et travail éducatif, la question des savoirs et de leurs publics.

La GS EFE en quelques chiffres : 3 mentions de master, 11 parcours de formation, 7 laboratoires en rattachement, 11 Graduate School en rattachement secondaire, 1000 étudiants et 250 enseignants.

Vos missions principales :

Vous aurez la responsabilité des activités administratives de la graduate school, de toutes les formations MEEF, de la mise en synergie de la politique de recherche, de la dynamique de développement de la graduate school à l’international notamment, en étroite collaboration avec la direction de la GS EFE et en liaison avec les responsables de la Faculté des Sciences du Sport, opérateur coordinateur de la GS.

Vous serez placé-e sous la responsabilité hiérarchique sera la Déléguée de la Directrice Générale des Services de la Faculté des Sciences du Sport.

Coordination et pilotage des activités du Pôle FDE-UPS ( Formation des Enseignants – Université Paris Saclay) dans le cadre de l’INSPE de Versailles et de la GS EFE :

Activités liées au pilotage :

• Au niveau du Pôle FDE-UPS, constituer l'interface entre les secrétariats pédagogiques de chaque parcours des formations MEEF, des formations Agrégations lnternes, des actions de formation continue des enseignants portées par les 2 composantes Sciences et Sciences du Sport de l'UPSaclay
• Répondre aux questions administratives générales et partager ressources et expertise avec les services de scolarité de I'UPSaclay
• Mettre en place et gérer le calendrier et les échéances, organiser et assister les réunions, élaborer les relevés de décisions du Pôle FDE-UPS et de la GS EFE
• Assurer la gestion administrative et financière : préparation et suivi du budget de la GS ; préparation des éléments budgétaires pour le « budget de projet » partenarial de l'lnspé ; préparation et suivi des conventions (avec l'lnspé et le Rectorat de Versailles, avec des universités, etc.)
• Rassembler toutes les informations sur les effectifs, les modes d'inscriptions, le suivi des étudiants, les résultats des jurys, selon les différents statuts et diplômes des formés pour le Pôle FDE-UPS
• Rassembler les différentes informations nécessaires à la GS EFE auprès des 2 autres pôles de Formation des Enseignants de I'UEVE et de I'UVSQ

Activités propres au pôle FDE-UPS

• Assurer la coordination administrative et pédagogique entre les services des 2 composantes PSaclay et entre le Pôle et les services de I'lnspé et du Rectorat de Versailles
• Coordonner la gestion des candidatures par le biais de la plateforme « Mon master » dans les différents parcours de Master MEEF en lien avec les services de scolarité de l'UFR Sciences du Sport et de l'UFR Sciences ;
• Assurer le lien entre le rectorat et le pôle pour certaines formations
• Assurer le pilotage administratif et budgétaire et coordonner le suivi pédagogique de plusieurs formations relevant de la mention MEEF 4 "Pratiques et lngénierie de la Formation" (Master Formation de formateurs d'enseignants du 2nd degré; Diplôme Universitaire Formation de formateurs de personnels enseignants et éducatifs)

Activités propres à la GS EFE

• Organiser et gérer les évènements (conférences, journées d'études, colloques...)
• Accompagner la politique de développement de la recherche sur la GS EFE; faciliter la mise en lien des différents acteurs de la recherche sur le périmètre de la GS;
• Assurer la relation avec les partenaires potentiels de la GS EFE autour de la thématique de l'innovation pédagogique (DlP, Chaire innovation pédagogique de Paris Saclay, Villebon Charpak, Rectorat de Versailles, lnspé de Versailles, etc.).
• Participer à la logique de développement de la dimension transversale de la GS EFE notamment par le renforcement des collaborations avec la GS transversale MRES et au travers des projets AMI et SFRI portés par l'Université Paris Saclay.

Démarche qualité

• Mettre en place la démarche-qualité : évaluation des enseignements et de la formation, en lien avec la direction de la Formation et I'observatoire et en lien avec l'lnspé de Versailles.

Connaissance, savoir :

• Connaître son environnement professionnel : structures, missions, services de I'université
• Maîtriser la réglementation générale et les activités métiers de la scolarité (administrative et pédagogique) notamment de l'INSPE
• Maîtriser les techniques de communication écrites et orales
• Savoir faire preuve de capacités d'analyse et de projection
• Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : rendre compte, alerter, proposer, répondre aux demandes ; Savoir exercer une fonction de veille dans les domaines concernés
• Savoir conduire un projet, participer aux projets et groupes de travail transversaux
• Savoir déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord de ses activités

Savoir-faire :

•  Planifier son activité
• Travailler en équipe
• Savoir conduire des réunions
• Maîtriser les logiciels courants et spécifiques (Pack Office)
• Proposer des améliorations pour faciliter et rendre plus efficace le fonctionnement de l'activité
• Etablir des rapports
• Savoir gérer les situations d'urgence et hiérarchiser les priorités
• Faire preuve de capacités d'initiative et d'adaptation
• Etre capable d'entretenir un réseau
• lnformer et rendre compte
• Rechercher I'information, la vérifier et la classer

 Savoir-être :

• Capacité à s'adapter et à gérer les situations d'urgence
• Sens du relationnel
• Avoir une capacité d'écoute et de reformulation
• Faire preuve de rigueur et de méthode
• Savoir entretenir les relations avec les services, les composantes et les partenaires externes
• Discrétion
• Fiabilité et assiduité
• Autonomie
• Capacité à assurer la continuité du service
• Avoir le sens du service aux usagers
• Avoir une écoute pour prendre en compte les demandes des différents interlocuteurs.