Assistant(e) Ressources Humaines (F-H)

Commune dynamique de 22 000 habitants, au Sud de Paris Ville Internet 4 arobases, et au sein de la Communauté d’agglomération de Paris Saclay, pôle économique et d’emplois majeur en Ile-de-France, Longjumeau s’inscrit pleinement dans l’ère du numérique. La ville développe son image moderne notamment à travers de nouveaux services numériques accessibles à tous.                 

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique directe de la Responsable du pôle assistance RH et retraite et au sein de la Direction des ressources humaines, vous êtes chargé(e) d’assurer l’ensemble des missions d’accueil de la direction des ressources humaines.

Vos principales missions sont :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction (en continuité avec la responsable du pôle assistance RH et retraite pendant les horaires d’ouverture de la direction)
• Assurer l’enregistrement du courrier entrant dans le nouvel outil de gestion électronique des documents et sur le portail citoyen pour les candidatures
• Gérer le processus des demandes de stage dans son intégralité (réceptions des demandes, recherche de service d’accueil, convention et accueil, tableau de bord de suivi, réponses aux demandes…)
• Assurer la gestion administrative des entretiens professionnels, du suivi des tableaux de synthèse et d'aide à la décision. Simplifier et automatiser le processus
• Assurer la gestion complète des médailles d’honneur du travail (recensement, validation, recueil des avis et des discours, diplômes, médailles, …)
• Gérer les ordres de missions et les autorisations de conduite d'un véhicule communal
• Organiser la logistique des instances (CST, F3SCT,…) (réservation des créneaux et de la salle, signature des comptes-rendus)
• Suivre les autorisations d'absences syndicales
• Organiser les rendez-vous des agents avec le médecin et l'infirmière du travail (lien avec les gestionnaires)
• Saisir les bons de commande du chapitre 011,
• Assurer la gestion des commandes de fournitures pour l’ensemble de la direction
• Assurer le suivi mensuel des titres restaurant

De manière ponctuelle, vous serez amené(e) à :

• Apporter son aide en cas de pic d’activité sur un secteur de la direction
• Participer à la proposition de nouveaux outils, à la simplification des process et à l’automatisation afin de faire gagner en efficience l’ensemble de la direction

• Cadre d’emploi des adjoints administratifs ou niveau BAC + 2 et expérience significative en RH souhaitée
• Compétences rédactionnelles, relationnelles et organisationnelles
• Connaissance de la fonction publique territoriale
• Maîtrise des outils bureautiques (niveau expert souhaité)
• Discrétion, neutralité et respect de la confidentialité
• Savoir rendre compte et alerter
• Rigueur et organisation impératives
• Esprit logique, réactivité et polyvalence
• Sens de l’écoute et du service public
• Autonomie et esprit d’équipe
• Être force de proposition et d’initiative
• Capacité d’anticipation