Assistant-e en ingénierie des formations ouvertes en alternance

Missions
  L'assistant-e en ingénierie de formation assure le suivi administratif et financier des actions de formations en alternance. Il-elle contribue au placement en entreprise et assure la contractualisation avec les employeurs. Il-elle est l'interlocuteur des stagiaires, des entreprises et des financeurs, mais également des référents et tuteurs alternance. Son action vient en appui au développement des formations en alternance.
Activités principales
Accompagner les candidats et les employeurs
• Conseiller les candidats sur les dispositifs d'alternance (apprentissage et contrats de professionnalisation) et l'offre de formation en alternance
• Individualiser la documentation type des formations en alternance
• Participer à des salons, journées portes ouvertes, intervenir auprès des promotions à la rentrée
Assurer le suivi administratif et financier des dossiers des alternants
• Préparer les documents pour les prises en charge financière des formations en alternance
• Créer et/ou gérer les alternants dans les logiciels de l'université
• Établir les conventions, contrats et avenants
• Vérifier les feuilles d'émargement des alternants avant de les transmettre aux employeurs
• Vérifier le respect des calendriers, procéder à d'éventuelles modifications et en informer les contractants
• Facturer les financeurs, suivre les encaissements et les impayés
• Gérer les dossiers des alternants en lien avec les partenaires
Contribuer à la démarche qualité
• Mettre en œuvre et actualiser les procédures et tableaux de suivi
• Vérifier/qualifier les données des logiciels de gestion
• Assurer une veille juridique et réglementaire sur l'alternance

Connaissances
• Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur
• Connaissance de la réglementation et des aspects juridiques en matière de formation professionnelle continue et plus particulièrement de l'alternance
• Connaissance des fondamentaux en gestion financière
• Connaissance du marché de l'emploi et de la formation continue
Compétences opérationnelles
• Avoir des compétences de conseils, d'accueil et de commercialisation
• Avoir des compétences en matière de gestion financière
• Maîtriser les outils de gestion et de bureautique
• Maîtriser les techniques de recherche et de traitement de l'information
• Analyser des données et informations dans le cadre d'une problématique
• Mettre en œuvre des procédures et conduire des actions relevant d'une démarche Qualité
• Maîtriser la communication orale et écrite
Compétences transversales / Savoir être
• Sens du service public
• Capacité d'organisation et rigueur
• Qualité rédactionnelle
• Sens relationnel et aptitudes à la négociation
• Goût pour le travail en équipe
• Capacités d'anticipation, d'adaptation et de décision
• Sens de la confidentialité
• Esprit d'initiative et autonomie
• Disponibilité et écoute