ASSISTANT.E DE LA DIRECTION DES AFFAIRES GENERALES, JURIDIQUES ET INSTANCES H/F

Golfe du Morbihan – Vannes agglomération est une communauté d’agglomération à la fois littorale et rurale. Sa ville centre dynamise ce territoire à fort potentiel et doté d’une reconnaissance internationale.
Sous l’autorité de la Secrétaire Générale, vous serez amené(e) à assurer les missions suivantes :

Missions principales :

SECRETARIAT DES INSTANCES (en binôme avec l’assistante du Secrétariat Général)

- Préparer des dossiers de validation et de convocation des instances de la collectivité
- Mettre en forme et vérifier des documents des instances, relecture et complétion des comptes-rendus
- Assurer la gestion de l’extranet des élus
- Être présente au Conseil communautaire pour l’émargement, passage des micros, logiciel de vote
- Assurer la dématérialisation des actes via le portail du contrôle de légalité de la Préfecture dédié
- Gérer la publicité des actes de la collectivité (affichage papier et site internet)
- Tenir des registres (délibérations, décisions, arrêtés)
- Assurer la communication auprès des élus sur les instances (mise à jour et suivi des bases de données des instances, gestion des pouvoirs etc.)
- Renseigner les directions sur les questions liées aux instances (calendrier, délibérations, etc.)
- Préparer des bons de commande et suivi des factures relatives aux instances
- Mettre en place la logistique des instances (réservation et préparation des réunions

ASSISTANAT DU SECRETARIAT GENERAL

- Assurer le circuit des courriers et des parapheurs
- S’occuper de l’accueil et de la planification des réunions pour le Secrétariat Général et logistique
- Veiller à la préparation des commandes, les commandes et veiller au suivi des bons de commande
- Vérifier les factures (E-Parapheur) et tableau de suivi des factures
- Assurer le suivi et mise en règlement des contraventions
- Gérer et assurer le suivi des abonnements pour l’ensemble des Directions
- Assurer le classement, la réalisation des archives du Secrétariat Général
- Distribuer des courriers et invitations aux élus

Profil :
▪ Formation initiale en secrétariat/secrétariat de direction
▪ Expérience(s) professionnelle(s) sur un poste similaire dans la fonction publique territoriale
▪ Connaissance du fonctionnement et de l’actualité des collectivités locales
▪ Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook)

Qualités : Qualités relationnelles et rédactionnelles, rigueur, discrétion et sens de l’organisation

Cadre statutaire : Adjoint Administratif
Grades : Adjoint Administratif – Adjoint Administratif principal 2ème et 1ère classe

Nature du contrat : Contrat à durée déterminée de 6 mois (renouvelable)
Poste à pourvoir : Dès que possible

Rémunération et avantages : Traitement indiciaire + RIFSEEP + avantages sociaux (Prime annuelle + CNAS + titres restaurant + participation employeur à la complémentaire santé / Prévoyance labellisée + prise en charge à 75% de l’abonnement transports en commun)