Assistant du Service des Etudes – Pôle Soutien aux Etudes F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie • http://sciences.sorbonne-universite.fr

Fonctions : Assistant du Service des Etudes – Pôle Soutien aux Etudes

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

Emploi-type : J4C42- Technicien-ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans)

Mission : Le technicien en gestion administrative du Service des Etude du Pôle Soutien aux Etudes, en lien avec son autorité hiérarchique, accompagne l’ensemble des départements de formation dans l’appropriation du cadre règlementaire et organisationnel des études. A ce titre, il coordonne plusieurs projets et se positionne en expert auprès des différentes scolarités de la faculté des Sciences- Sorbonne Université.

Activités principales :

• Le technicien en gestion administrative du Service des Etudes, pôle stages et suivi de l’Etudiant est en charge de :
• Rassembler puis analyser les informations relatives aux demandes de recours et dossiers litigieux pour décision par l’autorité compétente. Utiliser la plateforme Trouver Mon Master pour analyser les saisines formulées auprès du rectorat et assurer le suivi auprès des départements de formation et tout comme pour la plateforme universitaire concernant les recours gracieux
• Assurer le suivi individualisé de dossiers complexes, notamment les étudiantes et étudiants PASS et les élèves CPGE en réorientation, depuis la publication des informations jusqu’à l’inscription en passant par la candidature
• Participer à l’organisation et au suivi de la campagne de réorientation semestrielle en collaboration avec la scolarité des L1 et le décanat formation
• Répondre aux sollicitations individuelles et spécifiques, non traitées par les départements de formation (Gestion des dérogations, Demandes d’attestation de la préfecture, enfants de diplomates…)
• Accueillir, former et encadrer et former les vacataires
• Favoriser la circulation des informations et la communication avec les différents services de l’établissement
• Gérer les demandes de dossiers EXIL : instruire et suivre les demandes, solliciter les départements de formation, générer les inscriptions administratives
• Assurer le secrétariat du Pôle : gestion des congés, des jours travaillés et des TT, des fournitures, réservation de salles…

Activités associées :

• Archiver l’ensemble des documents
• Concevoir et alimenter des tableaux de bord et de suivi de gestion
• Participer à une démarche qualité au travers de la conception d’outils de scolarité et de la rédaction de procédures à destination des gestionnaires de scolarité
• Apporter une aide méthodologique auprès des gestionnaires de départements
• Gérer la logistique : organisation de réunions, rédaction de comptes rendus, gestion de l’agenda du responsable du Service des Etudes

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de la Faculté des Sciences et Ingénierie et de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Notions de base en veille juridique

Savoir-faire requis :

• Planifier les activités et les échéances
• Gérer les urgences
• Appliquer la réglementation
• Informer et rendre compte
• Adapter ses explications aux divers interlocuteurs
• Bonne connaissance des outils bureautiques classiques (tableur…)

Savoir-faire :

• L’organisation des différentes commissions et réunions
• Utiliser des logiciels de scolarité
• Planifier son travail selon le calendrier facultaire
• Proposer des améliorations dans le traitement des affaires courantes (recours, inscription hors délais…)
• Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation