Assistant de la direction générale de l’UFR Médecine H/F

La faculté de Médecine :

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l’université Paris-Saclay est l’une des 7 facultés de médecine d’Ile de France. Elle forme des étudiants au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l’avancée sur la connaissance au service des patients.

La Faculté de médecine compte : 8000 étudiants, 300 enseignants-chercheurs, 150 personnels BIATSS.

Outre les études médicales initiales, la Faculté propose plusieurs Masters, 3 Ecoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un Institut de formation des manipulateurs radio, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d’enseignement par simulation.

Ses hôpitaux de rattachement sont :

• L’hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre)
• L’hôpital Paul Brousse (Villejuif)
• L’hôpital Antoine Béclère (Clamart)
• Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif)

Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 25 unités de recherche, 1 structure fédérative de recherche, 1 UMS, 1 LabEX…

Mission du service:

Le/La gestionnaire administratif.ive assure les fonctions d’assistant.e du Délégué de la Direction Générale des Services de la faculté de Médecine Paris-Saclay.

L’agent assiste dans l’organisation et la réalisation des tâches nécessaires à l’administration et au pilotage de l’UFR de Médecine.

Missions principales de l’agent :

• Tenir l’agenda de la Déléguée et le planning des activités hebdomadaires des membres de la structure (réunions notamment)
• Rédaction des courriers courants, comptes-rendus de réunions, notes de service, rapports, supports documentaires, …
• Assurer le secrétariat et le suivi administratif des activités du service
• Diffuser les informations relevant du secteur
• Alimenter et mettre à jour des bases de données
• Rechercher les éléments de réponse ou transférer les demandes aux agents concernés
• Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations dans les différents services de la faculté
• Veiller et contrôler la logistique des réunions relevant de la direction
• Préparer les conseils de Faculté (calendrier, collecte des points à inscrire à l’ordre du jour, convocation & dossiers, liste d’émargement et PV). En assurer la diffusion et préparer le suivi des décisions
• Optimiser le suivi des décisions des Conseils de Faculté
• Organiser et Suivre les réunions de la commission de déontologie
• Organiser les réunions relevant de la direction (calendrier et fréquence, réservation des salles, préparation et fourniture des dossiers, éventuellement pause déjeuner)
• Assurer le suivi des appels à projets en matière de pédagogie et tout thème soumis à la validation du Conseil de Faculté
• Participation au suivi des congés annuels et notamment du Compte Epagne Temps

Connaissance, savoir :

• Connaître l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche et son organisation
• Maitriser l’ensemble des outils informatiques (logiciels de bureautique, outils de communication, etc.)
• Connaître la réglementation en vigueur, des procédures spécifiques à la Faculté
• Connaître les circuits et instances de l’Université
• Comprendre et appréhender la diversité des acteurs et partenaires

Savoir-faire :

• Maitriser l’expression orale et écrite
• Savoir planifier les activités
• Savoir faire face aux situations d’urgence
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Savoir gérer un système de classement et d’archivage

Savoir-être :

• Qualités relationnelles (accueil du public et réception téléphonique)
• Discrétion et stricte confidentialité
• Autonomie
• Rigueur, méthode et sens de l’organisation
• Dynamisme
• Capacité à travailler en équipe, polyvalence et adaptabilité