Assistant de direction H/F

Le Département de l’Hérault est un acteur essentiel important du secteur public en Occitanie. C’est une collectivité territoriale dont les actions se déclinent dans divers services publics, pour la population et pour le territoire.

Institution de proximité, chaque jour le Département accompagne 1,2 millions d’Héraultais à différents moments de leur vie afin d’améliorer leur quotidien. Avec un budget annuel de 1,8 milliard d’euros, toutes les actions de service public sont portées par 5 450 agents répartis sur le territoire héraultais.

Le Département s’investit pleinement dans ses missions diverses et impactantes :

• la solidarité (autonomie, enfance et famille, logement, insertion),
• l’aménagement du territoire (numérique, routes, littoral, collèges),
• l’économie (agriculture, tourisme),
• l’environnement,
• la culture ou encore la jeunesse.

Assistant·te de direction – Réf : DGS_076

Grade requis : Cadre d’emploi des rédacteurs territoriaux
Filière : Administrative
Fonction RIFSEEP : Assistant de manager intermédiaire
Groupe : B2
IFSE : 435,67 €

Rattachement administratif :
Direction Générale des Services
Direction de la communication
Cellule administrative
Montpellier Alco

Catégorie B

Filière :

• Administrative

Type de contrat : Par voie Statutaire Non Statutaire

Cadre d'emploi :

• Rédacteurs territoriaux

Lieu : Montpellier

Date limite de candidature : 09 nov. 2024

Description du poste

Le Département de l'Hérault, situé au cœur de l'Occitanie, est un territoire riche et dynamique comptant plus de 1,7 millions d'habitants répartis sur 25 cantons. Notre mission : améliorer le quotidien des Héraultais à travers des politiques publiques innovantes et proches des besoins locaux. La Direction de la Communication joue un rôle essentiel dans la valorisation de nos actions grâce à des campagnes impactantes et une diffusion régulière d'informations (via notre magazine « Mon Hérault » tiré à 515 000 exemplaires, nos réseaux sociaux et nos événements).

Missions principales

En tant qu'Assistant·e de direction, vous serez le véritable bras droit du Directeur de la Communication et interviendrez sur les missions suivantes :
• Assister le directeur : gestion de l'agenda, préparation des réunions, organisation des déplacements et gestion des appels téléphoniques.
• Coordination administrative : traiter, déléguer et superviser la gestion des courriers entrants et sortants de la Direction. Vous suivez également certains dossiers spécifiques délégués par le Directeur et assurez leur classement et archivage.
• Gestion des relations internes et externes : vous serez l'interface entre les différents services du Conseil départemental, le cabinet, les élus, ainsi que les autres collectivités et partenaires extérieurs.
• Optimisation des processus : participer à l'amélioration continue de la qualité, des coûts et des délais en contribuant à l'élaboration d'outils d'aide à la décision (tableaux de bord, suivi de projets).
• Rédaction et diffusion d'informations : rédiger des notes, rapports, comptes rendus et diffuser les informations aux différentes parties imprimer.
• Gestion des stagiaires et alternants : traiter les demandes de stages et alternances et assurer leur suivi administratif.

Votre quotidien :
Vous assurez un rôle clé dans la circulation de l'information au sein de la Direction et veillez à la gestion administrative des dossiers personnels des agents (congés, arrêts maladie, etc.). Vous contribuez aussi à la gestion des bases de données et à la veille informative de la direction.
La connaissance des outils numériques comme Chronos, Foederis, Ulysse, Elyse, et ADMG serait un plus.

Le profil idéal pour ce poste est une personne organisée, rigoureuse, autonome et dotée de solides compétences rédactionnelles. Elle saura gérer les relations internes et externes avec diplomatie et confidentialité, tout en anticipant les besoins du directeur. Une expérience en assistanat de direction, notamment dans une collectivité ou une administration, est fortement souhaitée. Adaptabilité, proactivité et un excellent esprit d'équipe sont indispensables pour ce rôle.

Pourquoi nous rejoindre ? 

Travailler à la Direction de la communication vous permet de contribuer à des projets porteurs de sens tout en développant des compétences pointues dans la gestion publique et la communication institutionnelle.