Assistant de direction de la Direction des Ressources Humaines – F/H

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.

Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.

Identification du poste

Intitulé du poste : Assistant.e de direction de la Direction des Ressources Humaines – F/H

Catégorie : B

Quotité d’affectation sur le poste : 100%

Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »

Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage

Correspondance statutaire : Technicien (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : BAC

Groupe RIFSEEP : G3

Contexte de travail

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : Direction des ressources humaines et de la modernisation sociale (DRH)

Composition du service (effectifs) : 48

Fonction d’encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Directeur des ressources humaines et de la modernisation sociale (DRH) et directrice adjointe des ressources humaines et de la modernisation sociale (DRHA)

Missions principales et description du poste

Missions

Activités

Assistanat de direction

• Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Gérer la réception, le traitement des courriels
• Gérer le ou les agendas et contrôler les échéances
• Assurer l’organisation, la préparation et le suivi des réunions
• Gérer des dossiers spécifiques en lien avec l’activité du service
• Assurer la relecture, la mise en forme et la valorisation des supports écrits
• Assurer la communication du service par la mise en ligne de documents d’information (circulaires, publications…)
• Assurer le soutien logistique de l’activité du service
• Gestion de l’application des congés sur l’ENT
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Participer à la gestion financière des bons de commande et services fait.
• Organisation administrative et logistique des réunions des groupes de travail en relation avec le Comité social d’administration et de la Formation Spécialisée
• Appui aux services de la DRH en cas de besoin
• Faire les CR des réunions de direction et/ou situations individuelles

Médecine du travail

• Gestion de l’application Padoa de l’AMET avec la mise à jour des mouvements de personnel
• Organisation des visites médicales
• Suivi de la liste des agents en Surveillance Médicale Renforcée
• Liens avec l’assistante de l’AMET pour les prises de RDV
• Liens avec la référente handicap des personnels de l’université

Communication

• Publication sur l’ENT des informations RH
• Favoriser la communication RH
• Diffuser tout support de communication RH

Outils spécifiques à l’activité

Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : SIRH SIHAM, Congés ENT et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Power Point

Compétences

Connaissances / Savoir

• Connaissances générales de la gestion des ressources humaines et/ou de la gestion administrative
• Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine des RH de la fonction publique

Savoir faire

• Accueillir et prendre des messages
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger et mettre en forme des documents
• Travailler en équipe
• Structurer son travail
• Savoir planifier et respecter les délais
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l’activité du service
• Savoir gérer les aléas
• Savoir rendre compte

Savoir être

• Sens de l’organisation
• Sens relationnel
• Capacité d’adaptation
• Réactivité
• Rigueur, fiabilité
• Sens de la confidentialité

Liaisons fonctionnelles

Liens avec d’autres postes ou services

• Personnels de l’Université
• Tous les services et composantes de l’USPN
• Ministère, Rectorat

Nature du lien

• Collaboration – Echanges d’informations

Poste à pourvoir le plus rapidement possible.

Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).