Assistant administratif et financier (F/H)

Avec huit sites inscrits au patrimoine mondial de l’UNESCO, la région Bourgogne-Franche-Comté est reconnue dans le monde entier pour son patrimoine architectural, culinaire et pour son art de vivre. Elle est également le berceau de groupes industriels de taille mondiale. Avec un budget d’1.9 milliard d’euros et un peu moins de 4600 agents, la Région Bourgogne-Franche-Comté, présente sur tout le territoire, agit au quotidien pour toutes et tous. De la formation des demandeurs d’emplois à la transition énergétique, du développement économique aux transports, des lycées à l’agriculture, de la jeunesse aux fonds européens, du sport au tourisme, elle intervient dans le cadre de ses compétences obligatoires, facultatives ou partagées avec les autres collectivités. 

La direction de l'agriculture et forêt est depuis 2023 service instructeur de plusieurs mesures de fonds européen (FEADER) qui accompagne le financement d'investissements pour les agriculteurs et acteurs de la filière forêt et bois. La direction de l'agriculture et de la forêt est une direction d’envergure avec :
• la gestion de plus de 20M€ de budget annuel,
• 2 générations de fonds européens coexistantes,
• Un nouveau système d’information,
• Plus de 1000 dossiers par an,
et compte désormais plus de 93 agents répartis sur 2 sites à Dijon et à Besançon.

Vous serez chargé de :
- Organiser et coordonner l’environnement professionnel du service
- Apporter un appui à la gestion financière, budgétaire et administrative des dispositifs agricoles gérés par le service, sous la responsabilité du chef de service et en lien avec le chargé de mission et le gestionnaire administratif et financier sécurisation des parcours professionnels.

GESTION ADMINISTRATIVE (dispositifs FEADER)
- Appui à la gestion des documents administratifs (rédaction de courriers, scan de documents, saisie OSIRIS et Europac, archivage etc.), à l’instruction technique des dossiers liés aux dispositifs FEADER sur les programmes PDR et PSN, en lien avec les chargés de gestion et techniciens
- Contribuer au suivi des notifications, conventions et annexes financières
- Participer au traitement des demandes d’avenants des conventions
- Contribuer à la mise à jour de la base OSIRIS/Europac
- Préparer les dossiers thématiques pour les réunions

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES SUBVENTIONS (hors crédits FEADER) dans une proportion qui sera fixée par le responsable du service
- Préparer les rapports de délibération
- Vérifier les notifications et conventions avant signature
- Envoyer les notifications et conventions signées aux bénéficiaires
- Analyser les justificatifs de dépenses (concordance avec le dossier d’instruction, la convention, la délibération)
- Calculer les sommes à verser et établir les certificats administratifs de paiement
- Créer les engagements comptables, liquider les dépenses et valider dans les logiciels Grand angle
- Transmettre les dossiers à la direction des finances et du budget avec les bordereaux de liquidation
- Rédiger les courriers argumentés de clôture des subventions et les prorogations de délais et avenants aux conventions

SECRETARIAT
- Assurer une veille sur les arrivées de courriers (par intranet)
- Expédier les courriers d’un ou plusieurs agents
- Vérifier et soumettre à la hiérarchie les parapheurs
- Trier, classer, archives des documents, des dossiers
- Assurer la mise à jour des fichiers de partenaires du service
- Gérer un ou plusieurs agendas
- Organiser les réunions (dont les réunions de service) et les déplacements
- Etablir les ordres de mission

POLYVALENCE
- Participer à l’organisation et à l’accueil des réunions et manifestations du service et de la direction.

COMMUNICATION / travail collaboratif
- Participer à la mise à jour les tableaux de bord du service (FEADER et hors FEADER)
- Assurer l’accueil téléphonique (filtrer et orienter les appels) et l’accueil physique (réunions, rendez-vous) pour le service
- Assurer l’interface avec les interlocuteurs internes (directions, services) et externes
- Gérer les situations difficiles au téléphone

Compétences professionnelles et techniques attendues :
Accueil physique et téléphonique
Dispositifs d'intervention
Règles et Procédures
Outils bureautiques
Outils informatiques spécifiques

Aptitudes requises :
Aptitude à la communication transversale
Sens du travail en équipe
Qualité d'expression écrite et orale
Respect des délais impartis