Assistant administratif action sociale - H/F

Département de la Haute Savoie

Travailler pour le Département de la Haute-Savoie, c'est rejoindre une équipe qui s'investit au quotidien pour les solidarités humaines et territoriales dont il est le garant. Action sociale, collèges, voirie départementale, sport, culture, environnement...participez à l'évolution et à la construction de l'avenir d'un des départements les plus attractifs de France !

Finalité du poste:

Sous l’autorité de la Responsable des Moyens Généraux de la Direction Territoriale (DT), l'assistant assure un soutien administratif auprès des services de la direction territoriale ainsi que le remplacement de l’agent d’accueil lors de ses absences.

Missions principales

1.Soutien à la gestion logistique de la Direction territoriale

• Référent du logiciel de réservation des véhicules de services (Logau) pour le bâtiment

• Gestion  de l’utilisation et de l’entretien du parc de véhicules du bâtiment
• Traiter des demandes d’interventions pour le bâtiment
• Apporter un appui dans la gestion des commandes du bâtiment (fournitures du bureau, mobilier, matériel informatique, matériel de protection etc.).

2. Remplacement de l’agent d’accueil lors de ses absences sur l’ensemble de ses missions, selon un planning établi par le responsable hiérarchique :

• Accueil physique et téléphonique du public :

• Gérer l’accès de la DT au public dans le respect des horaires définis par l’institution
• analyser et retranscrire la demande de l'usager, détermine le degré d'urgence et les orienter
• organiser l’affichage des informations relatives au territoire dans la salle d’attente
• accueillir et orienter les professionnels internes et externes à l’institution et les partenaires
• renseigner et aider à la compréhension sur les dossiers sociaux
• Assurer la transmission des documents aux usagers
• Gérer l’accès de la DT au public dans le respect des horaires définis par l’institution
• Soutien administratif
• Soutien administratif (élaboration – rédactions de documents)
• Transmettre et saisir des demandes de formation
• Traiter les demandes d’accès (informatique et bâtiment)

3. Soutien administratif auprès des services de la direction territoriale : Enfance, DIS, PMI-PS et Autonomie

• Saisie des dossiers des usagers sur le logiciel en cours (Solis)
• Soutien administratif à la préparation des commissions
• Saisie de documents, notes, alimentation de tableaux…..
• Gestion du courrier, réception et envoi en nombre

Compétences requises

Savoirs et savoir-faire

• Compétences informatiques (maitrise de Word, Excel, Outlook)
• Capacité à décrypter la demande, la retranscrire et l'orienter vers le bon interlocuteur interne ou externe
• Maîtriser des techniques d'accueil, des règles de communication
• Maîtriser des techniques de secrétariat (prise de note, planification, classement/archivage, gestion de l'information, saisie des documents)
• Savoir renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité et de la Direction
• Connaissance du secteur médico-sociale est un plus                       

Vous faites preuve de rigueur et de discrétion, et recherchez un poste polyvalent demandant un esprit d'équipe, du dynamise et de la rigueur ? Alors ce poste est fait pour vous, et nous attendons votre candidature avant le 19 avril 2024!

Si vous rejoignez notre collectivité, voici nos avantages :

• Poste à temps complet, 39h/semaine (25 jours de congés, 2 jours de fractionnement et 22 jours de RTT)
• Rémunération statutaire à laquelle s’ajoute une indemnité de sujétions et d’expertise (IFSE) et un complément indemnitaire annuel (CIA)
• Possibilité de télétravail
• Titres restaurant d’une valeur faciale de 7,50€ (participation à hauteur de 4,50€ par la collectivité)
• Comité des Œuvres Sociales (association permettant de bénéficier d'aides et de tarifs privilégiés : loisirs, vacances, aides individuelles et aux familles)
• Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)
• Participation aux frais et abonnements de transports pour les trajets domicile-travail (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)

Le Conseil départemental de la Haute-Savoie s’engage en faveur de l’accueil et de l’intégration des personnes en situation de handicap.