Assistant achats

Mission principale :
L‘assistant achats participe à l'ensemble des opérations liées à la passation et à l'exécution des marchés publics de l'Université ainsi qu'au suivi des outils nécessaires au service des achats. Il intervient également dans le cadre du pilotage par le service de la politique d'achat de l'établissement, et de la mesure et de l'analyse de ses performances.
L‘assistant traite donc des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine des achats du recensement des besoins jusqu'à l'exécution des marchés ; il recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service. Il participe aux missions d'information et d'orientation des interlocuteurs internes et externes dans le cadre de leurs démarches d'achat.
Niveau et nature des responsabilités particulières :
Activités principales :
SIFAC :
- Contribuer à la bonne gestion et tenue du module « marchés » du logiciel SIFAC ;
- Création des marchés ;
- Gestion des demandes de relèvement de seuil ;
- Extractions de données, participation à leur traitement et analyse
Suivi des procédures de passation :
- Rédaction des courriers lors de la procédure de passation (compléments de candidature, courriers aux candidats évincés, demandes de précision etc…) ;
- Rédaction des rapports de présentation ;
- Saisie des avis d'attribution et données essentielles ;
- Alimenter et mettre à jour les bases de données dédiées à l'organisation des achats (tableaux de bord centraux du pôle et outils sous excel principalement) ;
- Gestion des Commissions des marchés de l'Université (CMU) : élaboration du calendrier, envoi des invitations et des rapports, réservation de salle etc..
Suivi de l'exécution des marchés :
- Procéder au suivi des révisions des prix ;
- Suivre l'exécution administrative et juridique des contrats en lien avec les juristes acheteurs (certains avenants, décisions non-reconduction, actes de sous-traitance, certificats de cessibilité de créances décomptes de pénalités, avenants, révisions de prix etc) ;
Appui au pilotage de la politique achat :
- Gestion des certificats d'achat hors marché ;
- Centraliser les besoins d'achat lors de la programmation annuelle ;
- Participation à l'élaboration du Plan d'actions achat (PAA) et du bilan du PAA extraction des données, bilans des dépenses fournisseurs ;
- Assurer un appui aux juristes acheteurs dans la préparation et la réalisation des études préalables au lancement des procédures : sourcing, benchmark études de marchés.
- Appui au service prescripteur dans la passation des marchés inférieurs au seuil de mise en concurrence.
Activité du pôle :
- Gérer la boite générique du service ;
- Gérer la boite déplacements professionnels ;
- Assurer le suivi SIFAC auprès des prescripteurs ;
- Suivi des tableaux de bord du pôle : marchés en cours de passation, indicateurs, marchés inférieurs au seuil formalisé etc. ;
- Participation à la rédaction / formalisation de procédures internes ;
- Assurer un appui administratif aux services prescripteurs ;
- Gérer les outils de communication du domaine achats (intranet, internet, plate-forme de dématérialisation acheteur, etc.) ;
- Assurer la veille réglementaire.
Relations fonctionnelles et environnement du travail :
Intégration dans un service de 6 personnes
- Relations internes : toutes les composantes de l'Université et essentiellement les services centraux
- Relations externes : les différents candidats aux marchés ainsi que les fournisseurs de l'établissement.

Savoirs :
- Connaissance des grands principes de la comptabilité publique, de la commande publique et du droit public ;
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques liés à l'activité du service (progiciel financier SIFAC, Word et Excel) ;
- Connaissance du fonctionnement, de l'environnement et des règles applicables aux établissements d'enseignement supérieur.
Savoir-faire :
- Esprit de synthèse, rigueur, sens de l'organisation ;
- Qualités rédactionnelles ;
- Qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe.
Savoir-être :
- Autonomie ;
- Réactivité ;
- Force de proposition