Adjoint en scolarité

• Gestion des étudiants en Licence d'Économie 3ème année ainsi que de cinq parcours bi-disciplinaires intégrés à la Licence (Économie et Droit, Économie et Géographie, Économie et Histoire, Économie et Science Politique, licence economie Madrid).
• Utilisation du logiciel APOGEE pour l'accueil et l'information du public (étudiants, enseignants et autres usagers) sur l'aspect pédagogique et administratif, relatif à l'EES.
• Transfert des renseignements concernant la scolarité par liste de diffusion sur Thundebird ; calendrier universitaire, plannings des cours, dates d'inscriptions, calendriers des examens et informations ponctuelles sur des changements pédagogiques.


Gestion Administrative :
• Inscriptions pédagogiques des étudiants en Licence (L3), ainsi que des doubles cursus de chaque niveau d'étude. Collaboration avec 4 UFR (Ecole de Droit de la Sorbonne; Géographie ; Histoire ; Science Politique) et les services transversaux notamment le Service des Inscriptions Administratives, le service UEFAPS (convention des Athlètes de Haut Niveau) et le Département des Langues.
• Rédaction des notes explicatives d'aide à l'inscription pédagogique sur IPWEB.
• Collaboration avec le corps enseignants et la direction de l'EES
• Coordination pédagogique avec la responsable des Relations Internationales et étudiants en Mobilités.
• Traitement des demandes par courriels
• Préparation informatique des examens (affectation dans les salles, attribution n° de place, édition des documents d'examens).
• Paramétrage des enseignants pour la saisie des notes en ligne et information sur la procédure.
• Contrôle de la saisie des notes.
• Délivrance des documents administratifs : diplômes, relevés de notes
• Vérification et transmission des relevés de notes traduits (anglais, espagnol) pour signature.
• Organisation des consultations de copie.
• Modification des relevés de note après les délibérations de jury.


Gestion logistique :
• Contrôle des plannings d'examens ;
• Ventilation et préparation des enveloppes contenant les listes d'émargement.
• Organisation et contribution à la logistique des examens décentralisés (Centres : Arcueil, Charenton et Noisy) ; présence sur place.- Préparation et contrôle des procès-verbaux pour le jury de délibération ; participation aux délibérations Licence 3ème année.
• Préparation et participation aux journées portes ouvertes des Masters.
• Participation aux réunions de travail du service et aux réunions d'informations des Services centraux.

Compétences souhaitées :
• Excellente maîtrise de l'outil informatique (Word et Excel)
• Maîtrise du logiciel de gestion des étudiants APOGEE Sens des relations humaines Grande rigueur et excellente capacité d'organisation
• Mettre en œuvre des procédures pour collecter, traiter, vérifier, enregistrer, transmettre des informations spécifiques au domaine de la gestion financière et comptable Respecter la confidentialité Rendre compte de son activité Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
• Connaissance du fonctionnement et des circuits de décisions de l'établissement
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une UFR