Adjoint en gestion administrative H/F

L’Institut de Sciences des Plantes de Paris Saclay (IPS2), hébergée au sein du bâtiment 630 du campus UPSud du plateau de saclay, est composé de 180 personnels, dont 107 permanents (30% CNRS, 30% INRAE, 30% UPSaclay et 10 % autres universités).

Les recherches menées à IPS2 se concentrent sur l’analyse de la croissance et du développement de plantes modèles et sur le transfert du fruit de ces recherches vers les espèces cultivées, l’agriculture et les innovations.

L’IPS2 a également vocation à concentrer sur un site unique l’ensemble des enseignants chercheurs de la filière francilienne de Biologie Végétale (Université UPSaclay, Université Paris Cité, Université Evry Val d’Essonne).

Sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du Directeur et de la responsable administrative, l’agent.e aura en charge principalement à les déplacements des agent.es de l’IPS2 (organisation des missions, ordre de mission, réservation hébergement et billetterie, note de frais…), et la gestion financière (bon de commande, liquidation facture, suivi des services faits …).

Les missions seront a effectué sur les différents applicatifs des 5 tutelles de l’IPS2.

Missions principales de l’agent.e :

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Mission N°1 : Gestion financière

• Établir les bons de commandes
• Effectuer les réceptions
• Liquider les factures Gestion des workflows
• Effectuer les relances de bon de livraison auprès du réseau acheteur et et factures auprès des fournisseurs
• Régler les litiges fournisseurs
• Gestion des cartes achats
• Création fournisseurs et agent.es dans les bases de données
• Mise à jour de tableaux de bord Classement et Archivage des pièces justificatives

Mission N°2 : Soutien gestion des missions

• Établir un ordre de mission
• Traiter les notes de frais Réservation des hébergement et billetteries
• Réservation traiteur/restaurant (installation traiteur)
• Mise à jour de tableaux de bord Classement et Archivage des pièces justificatives

Mission N°3 : Soutien à l’activité d’accueil/réception

• Permanences à l’accueil (orientation des visiteurs et livreurs / information des livraisons aux acheteurs) en cas d’absence de l’agent titulaire en poste

Connaissance, savoir :

- Culture administrative et élaboration des documents

- Culture internet

- Connaissance des EPSCP/EPST

- Connaissance Sifac + / Sifac / Geslab / ESR Mission serait apprécié

- Maîtrise de l’anglais fortement souhaitée

Savoir-faire :

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Savoir rendre compte

- Pratique et maitrise des outils bureautiques et des outils de réservation de voyages et de frais de mission

- Outils de communication (logo, plaquettes)

- Connaissance des outils budgétaires serait un plus

Savoir-être :

- Rigueur, organisation, discrétion, sens du service, adaptabilité

- Aptitude à travailler en groupes de travail, en équipe et à distance

- Capacité d’accueil et interaction avec des personnalités extérieures et aussi étrangères, bon contact relationnel

- Nécessité d'une plus grande polyvalence