Adjoint en gestion administrative H/F

Le poste est ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD/CDI).

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de I'UFR Droit-Économie-Management de l'Université Paris Saclay, le Service des Relations avec les équipes pédagogiques (SREP) assure l'organisation des plannings de cours et des examens pour plus de 5000 étudiants répartis sur 3 sites géographiques distincts (Sceaux, Orsay, Fontenay-aux-Roses).

Composé de 14 agents, le SREP assure le soutien logistique des formations dispensées à I'UFR ainsi que l'appui aux enseignants chercheurs aussi bien dans la conception et la réalisation de leurs supports pédagogiques, que dans la mise à disposition de matériel audiovisuel ou encore dans l'organisation de leur emploi du temps pédagogique. Pivot entre le service des études et de la vie étudiante et les enseignants, le SREP est garant du respect de la règlementation inhérente aux examens nationaux et du respect des règles de sécurité applicables à l'accueil du public sur les différents sites.

Missions principales de l’agent : 

• Collecter auprès des enseignants la matière des supports de cours et fiches de TD
• Vérifier la qualité des documents qui lui sont confiés, les mettre en forme, éventuellement les numériser et les faire reproduire en suivant scrupuleusement le calendrier des enseignements
• Organiser le classement et l'archivage des originaux qui doivent être accessibles à la consultation
• Organiser la diffusion des documents aux étudiants (dont les annales des examens)
• Assurer la bonne circulation des documents entre les sites de Sceaux, Orsay et Fontenay aux Roses
• Assurer le lien entre les enseignants et le SREP ainsi que le SREP et la reprographie
• Assurer le lien avec le Centre Français d’Exploitation du Droit de Copie
• Développer le projet destiné à la numérisation systématique de toute la documentation pédagogique, cours de TD, annales d'examens sur E-Campus
• Participer à l'ouverture des salles d'examen, du contrôle des cartes d'étudiants, à la préparation des enveloppes d'examens
• Participer à toutes les activités du secteur

Missions complémentaires de l’agent :

• Référent archives du SREP : collecter, classer, répertorier et valoriser les archives produites par le SREP (Une mission qui s’exerce en dehors des périodes de travaux dirigés)
• Organisation et planification des cours magistraux et des travaux dirigés en Master 1 Droit

Connaissance, savoir :

• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’université et de la composante
• Connaître l’offre de formation de l’UFR et les maquettes de formation de la filière
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Règlement des Etudes et des examens
• Notions de base du domaine concerné

Savoir-faire :

• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones,...)
• Utiliser les outils bureautiques et le logiciel spécifique de salles d’enseignement (CELCAT)
• Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes d’information
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
• Enregistrer les messages et rendre compte

Savoir-être :

• Sens du travail en équipe et facilité d’adaptation
• Sens des relations publiques et aptitude au dialogue
• Dynamisme et volonté de se former et de s’informer
• Devoir de réserve
• Confidentialité et contraintes inhérents au calendrier d’examen
• Faire preuve de disponibilité, notamment en période de hautes activités
• Faire preuve d’adaptabilité et de polyvalence
• Faire preuve de rigueur et investissement