Agent de scolarité en formation apprentissage H/F

Mission du service/positionnement hiérarchique :

Au sein du service de la Scolarité et sous la responsabilité de la cheffe de service, l’agent de scolarité en formation apprentissage, a pour principale mission d’assurer le lien entre tous les acteurs du service apprentissage et de prendre en charge les procédures administratives. Il/Elle est en relation permanente avec les apprentis, les maîtres d’apprentissage, les tuteurs pédagogiques, les équipes enseignantes, les responsables de formation, les entreprises et les Centres de formations d’Apprentissage partenaires.

Missions principales de l’agent :

Secrétariat pédagogique de formations en apprentissage (100 à 150 apprentis)

• Accueil, information et orientation des étudiants intéressés par la formation en apprentissage
• Aide au recrutement des futurs apprentis (suivi des dossiers de candidature, envoi de  convocations, mise à jour des listes jusqu’à finalisation de groupes d’apprentis)
• Accompagnement des candidats admissibles durant leur recherche d’entreprise (envoi des offres d’alternance, réponse aux demandes d’entreprises)
• Organisation des réunions annuelles des formations
• Affichage et transmission des informations à destination des apprentis
• Mise à jour des emplois du temps des formations
• Gestion des notes (saisie des notes et des résultats sur Apogée, édition des relevés de notes et des PV de jury)

Relations avec les entreprises

• Renseigner les entreprises sur les formations en apprentissage et son fonctionnement
• Mise en relation des entreprises avec les CFA partenaires pour la mise en place du contrat d’alternance

Relations avec les CFA

• Suivi des 14 critères qualité imposés par les CFA
• Saisie et mise à jour du calendrier d’alternance sur les logiciels des CFA
• Gestion de la présence des apprentis aux cours (vérification des feuilles d’émargement et saisie des absences sur les logiciels des CFA)
• Envoi des relevés de présence mensuels par apprenti aux employeurs

Connaissance, savoir :

• Connaissance du fonctionnement d’un établissement universitaire

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Power Point)
• Adaptation à des applications informatiques spécifiques (e-CFA, YPAREO, APOGEE)
• Qualités de communication orale et écrite

Savoir-être :

• Travail en équipe
• Sens de la communication et capacité à s’adapter à un public varié (DRH, intervenants professionnels, CFA, apprentis)
• Esprit de synthèse, organisation, adaptation, disponibilité