Adjoint en gestion administrative F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Adjoint en gestion administrative / Adjointe en gestion administrative
Catégorie : C
Corps : ATRF
BAP : J

CDD de 2 mois.
Prise de fonctions souhaitée : 4 mai 2026
Date limite de candidature : 1er avril 2026

Mission :
Placée sous la hiérarchie de la chargée de communication du Collège doctoral, le ou la vacataire assure la logistique de la cérémonie des docteurs 2026 : gestion des inscriptions, gestion des commandes et prestataires, envoi de mails, réponses aux questions des docteurs et familles, gérer l'organisation logistique le jour J.

Activités :

• Assurer avec l'équipe de communication, l'organisation matérielle et logistique de la cérémonie des docteurs 2026
• Tenir à jour des fichiers sur base de données
• Répondre aux demandes d'informations écrites ou orales y compris en anglais
• Effectuer la diffusion de documents de communication
• Élaborer et mettre en oeuvre des supports de communication papier et électronique

Conditions particulières d'exercice :

• La mission implique la réalisation de tâches d'accueil demandant une présence sur site, pour assurer le bon déroulement de la cérémonie
• Des évènements sont également organisés hors des horaires habituels. Une activité d'appui logistique est à prévoir dans le cadre de ce types d'activités (transport de petites charges pour les tâches logistiques)

Connaissances transversales requises :

• Théorie et concepts de la communication
• Outils et technologies de communication et de multimédia
• Techniques de communication
• Organisation et fonctionnement des établissements publics
• Technique de présentation écrite et orale
• Langue anglaise : B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir-Faire :

• Savoir planifier et respecter des délais
• Traiter de l'information
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Savoir être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Sens de l'analyse et force de proposition
• Adaptabilité et autonomie
• Organisation et rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité