Adjoint du service des formations et référent apprentissage H/F

Au sein de l’université Paris Saclay, l’IUT d’Orsay représente un pôle de formation de référence dans les secteurs de la chimie, de l’informatique et des mesures physiques. Doté de plateformes technologiques de pointe, il accueille 1 200 étudiants·es répartis·es en formation initiale, en formation par apprentissage (250 environ) et en formation continue. Depuis 50 ans, l’IUT d’Orsay entretient des relations privilégiées avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance.

Missions du service / positionnement hiérarchique :

Le service s’adresse à tous les étudiants·es, français·es ou étrangers·ères, pour les démarches à accomplir : inscription administrative, inscriptions aux examens, demandes d’attestations ou d’équivalences, délivrances de diplômes et autres informations sur les différentes procédures administratives.

Il est en outre chargé de développer les liens avec les entreprises pour les associer à la création de ses programmes pédagogiques, à ses enseignements, aux jurys d’admission et aux jurys de certification. Contrat d’apprentissage ou stage, l’alternance formation / entreprise donne de formidables atouts aux étudiants·es pour être rapidement opérationnels·les à l’issue de leur cursus de formation universitaire.

L’équipe se compose d’un responsable et de 5 agents·es de catégorie B.

Le service est en lien avec les 3 départements (chimie, informatique et mesures physiques) qui assurent eux-mêmes le suivi pédagogique de leurs formations

Dans le cadre de l’amélioration des activités administratives liées à la scolarité et la pédagogie, un projet de création de service commun incluant le service actuel et les 2 secrétariats pédagogiques de Chimie et Mesures Physiques est amorcé.

Missions spécifiques de l’agent·e : référente apprentissage / formation continue Validation des Acquis de l’Expérience (VAE)

• Assurer l’accueil, l’information et l’orientation administrative des candidats·es
• Veiller au bon déroulement des process d’examen des dossiers de candidatures et/ou suivi
• Suivre et renseigner les tableaux de bord et enquêtes
• Proposer des actions d’amélioration continue, en lien avec les différents·es acteurs·trices
• Participer au suivi financier et encaissement des recettes en matière d’apprentissage et formation continue et VAE
• Entretenir les relations avec les CFA, entreprises, organismes paritaires collecteurs … en lien avec le Directeur adjoint et gestionnaire relations entreprises
• Participer aux réunions et aux groupes de travail avec les services centraux de l’université
• Assurer l’organisation des jurys de VAE et apprentissage en lien avec les gestionnaires de formations et les enseignants·es référents·es
• Assurer la veille réglementaire et la relayer à l’IUT
• Participer aux divers événements de l'établissement sur site et sur le temps de travail classique principalement, parfois à l’extérieur : journées portes ouvertes, cérémonie de remise des diplômes, forum entreprises, salons etc.
• Mettre à jour de l'offre de formation sur le site web de l'IUT d'Orsay en collaboration avec les enseignants·es, la direction et la chargée de communication de l’IUT
• Dans le cadre des activités de formation continue, assurer le suivi administratif et financier des activités de formation continue et aider au pilotage dans le cadre de la certification Qualiopi

Le projet de création de service commun conduira à un regroupement de services avec des gestionnaires de formation dédiés à l’apprentissage.

Activités en qualité d’adjoint·e du responsable de service :

L’adjoint ou l’adjointe seconde et supplée la responsable de service en charge de :

• Encadrer et animer l’équipe dans un esprit de cohésion : accompagner le changement et la montée en compétences (formation interne, soutien individualisé, création d’outils, de procédures…), apporter un soutien technique aux agents·es et veiller à l’harmonisation des pratiques
• Être force de proposition et rendre compte de l’activité

Connaissance, savoir :

• Connaissances sur l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissances de la réglementation dans le domaine de la scolarité (formations possibles) dans les domaines de l’apprentissage, formation continue et VAE

Savoir-faire :

• Coordonner le travail en équipe
• Rendre compte de l’activité
• Conduire un projet
• Avoir le sens de la communication écrite et orale
• Savoir analyser une demande et transmettre la bonne information
• Maîtriser l’environnement bureautique et l’informatique et les outils appliqués à la gestion (formations possibles)

Savoir-être :

• Sens de l’organisation
• Esprit d’équipe
• Aisance dans les situations relationnelles avec les personnels·les et usagers·ères de l’établissement
• Sens de l’écoute et de la communication
• Autonomie