Adjoint au responsable administratif et financier de l'UFR LLCER (H/F)

L'adjoint.e au RAF de l'UFR LLCE-LEA assure, aux côtés et sous l'autorité du Responsable administratif de l'UFR des missions d'accueil et de coordination, de secrétariat de direction, de suivi budgétaire, et mène à bien certains dossiers qui lui sont ponctuellement confiés.
DESCRIPTION DE LA FONCTION
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels enseignants et administratifs) et externes (usagers)
- Participer à l'instruction des dossiers en les préparant et en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière ; collaboration étroite avec la responsable administratif et financier
- Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiée (ex : habilitation dossiers pédagogiques des chargés de cours)
- Gérer le(s) agenda(s) des projets et contrôler les échéances
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données
- Participer à la préparation documentaire des Conseils d'UFR, des Réunions des responsables de formation et de département, des Conseils de Perfectionnement
- Assurer le lien entre l'UFR et les services centraux (scan de fichiers, frappe de documents, établissement, transmission et suivi des bordereaux visé s par le RAF)
- Envoi de courriel rappel, mise à jour de l'annuaire de l'UFR, rédaction / frappe de compte-rendu de réunions et conseils, d'attestations ainsi que d'autres documents administratifs selon modèle
- Alimenter des tableaux de suivi (ex : tutorat) ainsi que des tableaux de bord (ex : dossiers des chargés de cours)
- Organiser les opérations liées aux élections
- Mettre à jour les pages web de l'UFR
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe


COORDINATION UFR ET SERVICES CENTRAUX
- Rôle d'interface avec certains services centraux et partenaires extérieurs de l'UFR
- Assurer la coordination au sein de l'UFR de l'action des services centraux suivants :
· Service Logistique (service courrier, service manutention, service reprographie, service des clefs et serrures)
· Service du Patrimoine (gestion des menus travaux d'entretiens)


SUIVI DES COMMANDES DE L'UFR
En liaison avec le Responsable Administratif et Financier
- Etablir des demandes de devis auprès des fournisseurs de biens et de services
- Procéder à la saisie des commandes suivant la procédure établie sur l'application GFC
- Réceptionner et vérifier les livraisons
- Constater et enregistrer le service fait après livraison des marchandises
- Contrôler la gestion des stocks du matériel informatique et de bureau
- Tenir à jour l'inventaire des différents matériels
DOSSIERS PONCTUELS
· Chargé(e) du planning des salles de cours des formations de Licences et Masters de l'UFR LLCER-LEA
Participer à l'élaboration du Festival des Langues

Savoir :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques : bonne connaissance de l'environnement de l'Université
- Politiques, dispositifs et procédures propres à l'Université
- Environnement et réseaux professionnels
- Culture internet
- Connaissances et Application des techniques de communication


Savoir-faire :
- Techniques d'élaboration de documents
- Utilisation de logiciels spécifiques à l'activité
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et dans un cadre de gestion complexe
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Mettre en œuvre une démarche qualité
- Capacité à travailler en autonomie tout en respectant des consignes hiérarchiques
- Capacité à travailler dans l'urgence

Savoir-être :
- Travailler en équipe
- Sens relationnel, goût pour le contact avec un public polyvalent exigeant
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Savoir naturellement rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Discrétion
- Disponibilité