Adjoint au chef du service citoyenneté-population H/F

 Rattachée à la Métropole du Grand Paris (MGP) et à l’établissement public territorial Grand Paris Grand Est (GPGE), Rosny-sous-Bois compte 45 000 habitants, gère un budget de près de 100 millions € et emploie plus de 1 100 agents.

La ville est à la fois résidentielle et active avec, notamment, les centres commerciaux Rosny 2 et Domus qui ont un rayonnement régional. Elle comprend 25% de logements sociaux et trois quartiers inscrits en politique de la ville. Desservie par les autoroutes A86, A3 et A103, elle est reliée à Paris par le RER E (19 minutes de Saint-Lazare). Territoire de projet à fort potentiel, elle sera reliée au métro d’ici 2022 (prolongation de la ligne 11), ainsi qu’au Grand Paris Express d’ici 2025 (ligne 15 Est).

L'agent organise et supervise le travail de l'unité citoyenneté du service Citoyenneté-Population. Il encadre et manage les agents qui composent l'équipe de l'unité.
Il encadre également au quotidien le responsable de l'unité accueil général de l'hôtel de ville.

Adjoint au chef du service, il assure l'intérim et peut être amené à suppléer le chef du service dans l'exercice de ses missions (unité cimetières)
Binôme de l'équipe de direction du service, l'agent gère an autonomie des projets de fond.

Missions, activités et conditions d'exercice

Manager l'équipe du service

Au quotidien:

• Encadrement de l'unité citoyenneté (affaires générales, militaires et état civil)
• Assistance, conseil et gestion de l'ensemble de ces agents au quotidien
• Supervision du responsable de l'unité accueil et de son unité composée de 5 agents

En l'absence du chef de service:

• Supervision du Conservateur des Cimetières et de son unité composée de 5 agents

- Organiser le travail de l'unité

• Organiser la répartition du travail au sein de l'équipe dans les unités état-civil et affaires générales et militaires
• Encadrer le travail de l'adjoint de l'unité
• Organiser l'accueil physique et téléphonique des usagers et des organismes publics partenaires
• Déploiement du processus de démarche qualité (rédaction d'instructions etc.)
• Définir les orientations et les priorités en matière d'amélioration des procédures et du travail de l'équipe

- Gestion des plannings hebdomadaires, mensuels et trimestriels du service

• Participation à l'animation des réunions de service hebdomadaires

- Gérer les dossiers réservés

- Participation à l'organisation des scrutins politiques et professionnels

• Suivi du courrier et des échanges avec les usagers (Mails, Légalbox)
• Dossiers des syndicats
• Gestion du planning des permanences des élus et des célébrations
• Participation à la mise en place et au déploiement du projet de modernisation de l'accueil

- Gestion des dossiers sensibles et complexes

• Gestions d'autres tâches ponctuelles

- Participation à l'élaboration annuelle du budget du service et suivi tout au long de l'année
- Veille juridique dans les domaines concernés et mise en œuvre de la législation

Formation dans les secteurs concernés indispensable :

* Etat-Civil
* Affaires générales

Connaissances :

* Maîtrise parfaite du droit électoral et du droit civil relatif aux prérogatives exercées par les Mairies
* Maîtrise de l'environnement territorial

Compétences techniques :

* Maîtrise des logiciels bureautiques et des plateformes d'échange avec l'Etat utilisés dans les secteurs suivants : Affaires militaires, affaires générales (cni, attestations d'accueil), état-civil et élections
* Maîtrise des dispositifs de recueil de passeport biométrique

Compétences comportementales :

* Disponibilité, discrétion, dynamisme
* Aptitude au management d'équipe et sens du travail en équipe
* Sens des responsabilités et de l'organisation