Adjoint au chef du service accueil, assistance technique et sécurité H/F

L’Ecole du Louvre est un établissement d’enseignement supérieur en histoire de l’art qui forme chaque année plus de 1 600 élèves et 16 000 auditeurs.

Le service de l’accueil, de l’assistance technique et de la sécurité dans l’ensemble est en charge de la politique d’accueil des usagers (1 600 élèves, 12 000 auditeurs à Paris et 1 000 intervenants pédagogiques) et de l’exploitation des locaux dans des conditions optimales (5 000m2 d’espaces de cours et bureaux dans l’aile Flore et 1 400 m2 dédiés à l’Amphithéâtre Rohan).

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.

• Accueil des publics

Il/elle s’appuie sur la coordinatrice d’équipe (cat B) pour animer toutes les missions liées à l’accueil des publics :
- prépare ou valide les planning des agents titulaires et agents d’accueil du prestataire
- accompagne le travail des agents titulaires et pilote les prestataires
- propose une politique de formation pour accompagner les agents dans le développement de leurs compétences notamment en matière d’assistance numérique
- co-anime les réunions de service ou les réunions de coordinations inter-services,
- accompagne l’équipe dans les relations avec les usagers et est garant de la qualité du service rendu (promotion des valeurs d’accueil de l’Ecole, mise en place de procédures de qualité, gestion des conflits avec les publics…)
- pilote la démarche de labellisation « Services Publics + ».

• Gestion administrative du domaine

- Il/elle assure une veille sur la réglementation ERP et les règles d’hygiène et de sécurité
- prépare et suit les marchés relatifs au fonctionnement du bâtiment
- s’occupe de l’organisation et de l’accueil des manifestations organisées dans l’établissement
- assiste le chef de service pour la préparation et le suivi du budget, prépare le plan pluriannuel d’investissement
- assiste le chef de service dans la gestion des contrôles obligatoires et autorisations ERP, met en place des outils de suivi adaptés
- est chargé des réponses aux enquêtes ministérielles et interministérielles
- assiste le chef de service dans la mise en œuvre et le suivi du SPSI et dans la complétude des indicateurs DIE

• Entretien, maintenance et sécurité du bâtiment

- Il/elle est amené(e) à seconder le chef de service dans ses missions de sécurité des bâtiments et sûreté des personnes, notamment en son absence
- fait partie de la cellule de crise de l’établissement participe à la production des documents de gestion de crise (plan sécurité incendie, plan sureté, PPCI, PCA)
- occupe la fonction d’assistant/e de prévention de l’établissement. A ce titre, il/elle conseille la Secrétaire générale dans la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité au travail et siège au CSA
- co-pilote avec le SRH les projets conduits dans le domaine de la santé au travail (ex :DUERP).

Conditions particulières d'exercices :

• 48 jours de congés annuels
• Contrainte de congés liées au calendrier universitaire (1 semaine à Noël et 4 semaines pendant l’été)
• Possibilité de télétravail à hauteur d’un jour par semaine
• Particpation aux frais de transport et de restauration, carte culture, association du personnel.

L’établissement est ouvert au public de 8h à 22h du lundi au vendredi. L’adjoint/e n’assure pas d’astreinte mais peut être amené à travailler exceptionnellement jusqu’à 21h ou 22h en fonction de l’activité (privatisations…), de la même manière il/elle peut ponctuellement être amené/e à commencer tôt pour accueillir une entreprise ou se déplacer un jour de fermeture au public (travaux, alerte urgente…).

Encadrement d'équipe : Oui

Liaisons hiérarchiques : Secrétaire générale et Chef de service

Liaisons fonctionnelles : services de l’Ecole, sociétés prestataires, inspecteurs santé sécurité au travail, services techniques du musée du Louvre

Candidat/e dynamique avec un bon relationnel (prestataires, publics…). Bonne gestion des priorités et capacité à alerter et rendre compte. Une formation technique dans le bâtiment n’est pas un pré-requis pour occuper le poste mais le/la candidat/e doit avoir une capacité à s’adapter à des situations variées et acquérir de nouvelles compétences.

Compétences techniques

- Outils informatiques (Word, Excel, Outlook) - niveau maîtrise requis
- Règles de sécurité (SIAPP1 souhaité ou formation à suivre à la prise de poste) - niveau maîtrise à acquérir
- Connaissances des règles de la gestion domaniale publique - niveau maîtrise à acquérir
- Connaissance des procédures d’achat public - niveau pratique requis
- Gestion administrative et financière publique - Niveau maîtrise requis
 -Réglementation hygiène et sécurité au travail - niveau pratique requis

Savoir-faire

- Animation d’équipe - niveau maîtrise requis
- Capacité de planification et d’organisation - niveau maîtrise requis
- Gestion des priorités et réactivité, capacité à alerter - niveau maîtrise requis
- Gestion de projets - niveau maîtrise requis

Savoir être

- Capacité relationnelles (sens de l’accueil, diplomatie, fermeté)
- Goût du travail en équipe
- Capacité d’adaptation
- Fort sens du service public