Secrétaire pédagogique H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Service de formation des enseignants, Secrétariat pédagogique pour la L3SEM préparation au professorat des écoles , M1 MEEF mention 1er degré , M2 master MEEF 1er degré.

Pour les services d’enseignement :

Accueil et gestion courante du service

• accueil et information auprès des étudiants·es et des enseignants·es : physique et téléphonique ;
• animation du lieu de vie (affichage, interface avec les services prestataires : entretien des locaux, maintenance, logistique...).

Pour les étudiants·es :

• gestion du dispositif de prêt de matériel aux étudiants·es du master MEEF (livres, matériels…) ;
• suivi de l'état des inscriptions des étudiants·es, rappel aux retardataires ;
• aide aux procédures d'inscriptions administratives à l'université ;
• délivrance des certificats d’inscription, attestation de réussite, etc. ;
• participer à la cérémonie de remise des diplômes des masters MEEFS et à toutes réunions préparatoires de l’évènement.

Pour les enseignants·es :

• suivi des plannings, réservation des salles et du matériel.
• organisation du contrôle des absences (préparation et vérification des listes d'émargements, distribution pour chaque séance de cours, archivage, bilan)
• gestion des tirages des polycopiés et photocopies en lien avec le service de reproduction, et réalisation de photocopies in situ.

Assistance aux responsables des trois éléments de formation :

• lien avec les fournisseurs·ses (réception des commandes, intervention)
• faciliter la circulation des informations entre tous les acteurs·rices du système : responsables des éléments de formation, enseignants·es, étudiants·es, service de formation des enseignants de la faculté des sciences, pôle de formation des enseignants·es de l’université Paris-Saclay ;
• Graduate School Education, Formation, Enseignement (GS EFE), INSPE et Rectorat de Versailles
• rédaction et envoi de courriers divers, listes des étudiants·es, planning des étudiants·es, planning et préparation des jurys, planning des 1 et 2 sessions d'examens ;
• gestion et suivi des conventions de stages en établissements scolaires (en lien avec l'INSPE et le rectorat) ;
• veille sur les informations relatives aux inscriptions universitaires, aux inscriptions aux concours ;
• passage, suivi et réception des commandes ;
• aide au recrutement des étudiants·es.

Secrétariat Apogée:

• inscriptions pédagogiques ;
• recueil et centralisation des notes ;
• saisie des notes sur Apogée, édition des procès-verbaux et des relevés de notes.

Pour le service de formation des enseignants·es :

• gestion des dossiers d'heures complémentaires pour les intervenants·es externes et internes du master, lien avec le service RH ;
• gestion et suivi des dépenses, lien avec le service financier, maitrise des commandes publiques ;
• réponde à la demande de remontées informationnelles ;
• participation aux réunions d’information et de coordination des secrétariats pédagogiques des filières d’enseignement.

Durée du contrat : 2 ans

Connaissance, savoir :

• Maîtrise des logiciels bureautiques (word, Excel, messagerie, ... )
• Utilisation d'un ENT (annonces, dépôt de documents, .... ) via la plateforme e-Campus
• Utilisation des outils numériques propres à l’université
• Connaissance du logiciel Apogée (saisie de notes, édition de PV, édition de relevés de notes)

Savoir-faire :

• Qualités d'organisation et d'autonomie,
• Qualités rédactionnelles (courrier, notes d'information, ... )
• Rigueur et sens de la réserve

Savoir-être :

• Goût des relations publiques (contact avec les étudiants·es, les enseignants·es, les services internes
• Ponctualité, Dynamisme et motivation