Secrétaire médicale F/H

Au sein de la Délégation Générale aux Ressources Humaines et au Dialogue Social (DGRHDS), le Service de médecine préventive a en charge la surveillance médicale des agents (10 000 agents environ), participe aux actions de prévention en milieu de travail et conseille l’autorité territoriale et les agents en matière de médecine du travail.

Pour gérer notamment les visites médicales des agents saisonniers d'été, le service recrute un CDD 4 mois pour la période du 1er Juin au 30 septembre.

Vos missions :

Sous l’autorité de la gestionnaire administrative, vous travaillez en renfort au pôle secrétariat et vous participez à la gestion administrative du service de Médecine Préventive (5 médecins, 1 ou 2 internes selon les semestres, 2 infirmières, 2 secrétaires en binôme, une chargée d’accueil, une gestionnaire). Vous participez à l’accueil et aux convocations des agents en visite médicale.

Suivi des visites médicales pour le recrutement de saisonniers, apprentis
- Vous échangez avec les directions afin d'identifier leurs besoins de recrutement d’emplois saisonniers, apprentis...
- Vous organisez le pré-réservation des créneaux dans les agendas des médecins et saisie des visites médicales dans l’application professionnelle
- Vous envoyez les convocations aux agents et informez les directions concernées puis assurez le suivi des dossiers.

Gestion administrative : 
- Vous assurez l'envoi et la gestion de tableaux de suivi
- Vous saisissez les retours des commandes de pharmacies des écoles, crèches et services.
- Vous participez de façon progressive à la gestion des appels téléphoniques en lien avec la secrétaire binôme.

Polyvalence sur certaines tâches en l’absence de la chargée d’accueil
- Vous assurez l'accueil des agents, la réception et gestion du courrier.
- Vous préparez les consultations médicales de chaque médecin et interne avec sortie des dossiers médicaux concernés.

Vous  maîtrisez les outils informatiques : Word, Excel, Outlook (formation en interne à l’application métier UEGAR). 
Vous disposez d'excellentes qualités relationnelles et vous savez vous adapter au public concerné ainsi qu’à la situation.
Vous faites preuve de tact et de discrétion et respectez strictement le secret professionnel et médical.
Vous possédez de bonnes capacités d’expression écrite (mails) et orale.
Vous travaillez avec méthode, rigueur et vous savez gérer votre temps efficacement.