Secrétaire du (de la) Délégué(e) de la Directrice Générale des Services (DDGS)

La faculté des sciences d’Orsay est une composante historique de l’université Paris-Saclay. S’appuyant sur 800 enseignants-chercheurs, elle forme près de 10 000 étudiants dans les domaines des mathématiques, de la physique, de l’informatique, de la chimie, de la biologie et des sciences de la Terre. La recherche conduite au sein de la faculté dans une quarantaine de laboratoires est de renommée internationale et son caractère pluridisciplinaire permet d’aborder les grands enjeux scientifiques actuels et futurs. Les locaux de la faculté sont situés sur le campus de Bures-Orsay-Gif, pour partie dans l’environnement arboré de la vallée et pour partie sur le plateau de Saclay en plein développement.

Vous êtes rattaché(e) au/à la délégué(e) de la Direction Générale des Services (DDGS) et positionné(e) au sein du Décanat, nom donné à l’équipe de direction de la faculté des sciences d’Orsay. Votre mission principale consiste à assurer le secrétariat du/de la DDGS et de son adjointe et vous intervenez également en transverse auprès de la gouvernance académique (doyen et vice-doyens) et des services de la faculté hébergés dans le bâtiment du Décanat.

Outre les activités de secrétariat standards (gestion des agendas, traitement des courriers, accueil physique et téléphonique, organisation de réunions, saisie et mise en forme de documents, rédaction de comptes-rendus, gestion des parapheurs), vous intervenez également :

• Dans le domaine financier : gestion du budget du décanat en lien avec le service financier de la faculté et appui aux services en gestion budgétaire (devis, propositions de commande…) ;
• Dans le domaine RH : suivi des congés, des demandes de mission, organisation des entretiens professionnels menés par le/la DDGS ;
• Dans le domaine de la gestion des accès : suivi des dossiers d’habilitation pour l’accès dans les laboratoires ZRR (zones à régime restrictif).

Vous travaillez en collaboration étroite avec la secrétaire du doyen, avec laquelle vous formez un binôme ; vous êtes ainsi en mesure de vous suppléer mutuellement à l’occasion d’absences ou de pics de charge.

Vous disposez d’une expérience en secrétariat et vous appréciez de travailler avec des interlocuteurs multiples.

Vous possédez des qualités rédactionnelles.

Doté(e) d’esprit d’initiative, vous êtes rigoureux(se), organisé(e), avec un excellent relationnel et savez faire preuve de discrétion.

La capacité à échanger basiquement en anglais est un plus, ainsi que la connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur.