Secrétaire de département de formation F/H

Vous évoluerez au sein du département GEII de l'IUT de Bordeaux sous la direction du chef de département et en collaboration avec les responsables pédagogiques. Intégré/e au secrétariat pédagogique du département vous travaillerez avec une assistante pédagogique expérimentée.
Vous aurez des activités en gestion administrative :
· Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (étudiants, enseignants, personnel de l'IUT) et externes (livreurs, vacataires, personnalités extérieures...)
· Assurer des missions de secrétariat : courriels, courriers, demandes de reprographie...
· Rédiger, mettre à jour et mettre en forme divers documents (courriers, attestations, feuilles d'émargement, tableaux de bord...)
· Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriels, affichage, mise à jour du calendrier du département...)
· Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
Vous assisterez dans les activités pédagogiques du secrétariat du département, en cela vous aurez en charge :
· D'interagir avec les responsables de formation pour mener des opérations courantes dans le cadre de l'organisation de ces formations
· De participer à des actions simples liées à l'organisation administrative de la pédagogie (aide à l'organisation de réunions, des examens initiaux et de substitution, de la gestion des enseignants...)
· D'assurer le suivi de l'assiduité des étudiants en formation initiale et continue sur les logiciels métiers dédiés
· D'effectuer des réservations de salles et des modifications d'emploi du temps
· D'effectuer le suivi administratif des stages étudiants effectués en France

Vous êtes débutant-e ou bien vous avez déjà une première expérience dans le domaine du secrétariat. Vous seriez apte à appliquer la règlementation imposée dans votre domaine d'activité et à utiliser les logiciels spécifiques à l'organisation des enseignements. Vous savez vous adapter à votre environnement et actionner un réseau professionnel. Vous serez amené-e à promouvoir les activités pédagogiques et les réussites des étudiants via les réseaux sociaux.
Vous disposez des compétences requises en gestion administrative :
· Techniques d'accueil téléphonique et physique, prendre des messages
· Techniques de communication
· Techniques d'élaboration de documents, rédiger des rapports
· Culture internet et utilisation des réseaux sociaux
· Maitrise des outils bureautiques
· Retranscription des informations orales à l'écrit
· Enregistrement et classement des documents
Enfin, vous avez des qualités relationnelles et vous avez une aisance à travailler en équipe. Vous êtes organisé-e dans votre travail, réactif-ve et vous savez rendre compte à votre hiérarchie.
Plus d'informations :
Basé à Gradignan, accès tram B (arrêt « Montaigne-Montesquieu »), bus liane 31 (arrêt Village 6-IUT), VCub.
Poste ouvert aux contractuels
Rémunération : 1925.24€ brut mensuels
Avantages liés au poste :
50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d'arrivée)
Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
Des offres loisirs, sport et culture
Possibilité de parking du personnel
Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
Parcours d'accueil et formations
Possibilité de parking du personnel