Secrétaire administratif du département Licence de l'Ecole de Droit de la Sorbonne UP1 Panthéon-Sorbonne - EDS -H/F

L’UFR 01 - Ecole de Droit de la Sorbonne (EDS) a pour mission d’assurer la formation des étudiants régulièrement inscrits à l’Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne dans les disciplines juridiques. Elle pourvoit à l’organisation des enseignements et de la recherche en droit public, droit privé, droit international, droit européen, droit social, et histoire du droit dans l’ensemble de l’Université.
L’EDS constitue l’une des plus importantes unités de formation de droit à l’échelle européenne par le nombre d’étudiants qu’elle est amenée à gérer.
Le Département assure la formation des étudiants inscrits en licence de droit (3 800 étudiants), en Magistère de droit des activités économiques (80 étudiants), en Capacité (100 étudiants) ainsi que dans les partenariats (ESCP Europe, Louis Le Grand et Turgot avec 170 étudiants).

Vos missions en quelques mots
L’assistant de direction du département licence effectue toutes les tâches traditionnelles d’un secrétaire et participe à la gestion de la scolarité.
Activité 1 : secrétariat du département
- Assurer l’accueil et l’information des étudiants et des enseignants
- Enregistrer, trier et distribuer le courrier arrivée-départ
- Gérer les boites mail du secrétariat du département et des stages

- Participer à la logistique du département (interface avec les services centraux de l’université, gestion des copieurs, centralisation des demandes d’interventions techniques…)
- Accueil des rendez-vous du directeur
- Gérer l’archivage du secrétariat
Activité 2 : participation à la gestion de la scolarité
- Gérer les demandes de stage et les bonifications pour les L1-L2-L3 (doubles-licences comprises) : Conventions : vérification des conventions de stage, mise à la signature de la Direction du Département et validation dans pstage. Être l’interlocutrice du Bureau d'aide à l'insertion professionnelle (envoi des remontées statistiques sur les stages, etc.) Bonification :
Transmission des rapports de stage au Directeur dans le cadre des demandes de bonification, inscription de l’étudiant au bonus et saisie de la note du rapport dans Apogée.
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- Editer les relevés de notes et les certificats de scolarité sur Apogée (L1-L2-L3)
- Aider au suivi des réclamations et des litiges, attestations diverses
- Rédiger les réponses aux divers courriers reçus
- Gérer les demandes de dossiers de césure (vérification des dossiers, transmission à la responsable, mise à la signature et information aux étudiants concernés)
- Appui à la gestion des demandes de passage au régime d’examen terminal avec l’actualisation du tableau de gestion des demandes.
- Participer à l’organisation des examens : émargements, surveillances, classement des copies, saisie de notes…
- Participer aux journées portes ouvertes
Activité 3 : gestion administrative de la division financière
- Accueillir et informer des enseignants intervenant en Licence
- Faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du pôle
- Réaliser des opérations de gestion courante en collaboration avec le responsable de la division financière du pôle (relance des enseignants vacataires et tuteurs si dossiers
incomplets, vérification des pièces, mise à jour du tableau de suivi, établissement et transmission des actes d’engagement aux services RH)
- Appui ponctuel au responsable financier dans la vérification de données relatives aux tuteurs
- Classer et archiver les documents et informations (dossiers, notes, contrats…)

Ce poste nécessite de la patience et une discrétion irréprochable.
COMPÉTENCES REQUISES SUR LE POSTE
Les « savoirs » :
- Connaître la réglementation applicable en scolarité
- Connaître le milieu universitaire
- Connaître les techniques et règles de classement et d’archivage

- Maîtriser le logiciel Apogée
- Maîtriser l’application pstage

Les « savoir-faire » :
- S’exprimer oralement et par écrit
- Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)
- Maîtriser les outils de bureautique informatique (traitement de texte, tableur, etc.)
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes d’informations
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Travailler en équipe
- Savoir identifier et appliquer les procédures administratives
- Savoir organiser et planifier ses activités

Les « savoir-faire » comportementaux :
- Avoir un esprit d’équipe, être polyvalent, autonome, discret et disponible
- Savoir travailler dans l’urgence
- Etre dynamique, rigoureux, réactif et méthodique
- Avoir le sens du service public
- Savoir anticiper et gérer la diversité des situations en lien avec le public