Responsable du secrétariat des élus H/F

Troisième commune de la métropole nantaise, Rezé c’est un art de vivre, une convivialité sachant mêler son passé de cité fluviale et son avenir de ville nature au cœur de l’une des agglomérations les plus dynamiques de France.  

Ville en pleine essor et attractive avec ses PME innovantes et le deuxième plus grand MIN (Marché d’Intérêt National) de France, elle peut aussi s’appuyer sur plus de 550 associations et son patrimoine naturel et architectural remarquable.  

Les 43 000 habitants peuvent compter sur les 1100 agents de la commune qui assurent au quotidien près de 180 missions au service de la population et du territoire.  

Venez relever de nouveaux défis en rejoignant la Ville de Rezé !

Le secrétariat des élus a pour mission de faciliter le travail de proximité des élu·es sur le territoire rezéen en assurant un rôle clé d’interface entre les élu·es, le cabinet, les services municipaux, et les habitantes et habitants. Il s’inscrit au cœur de la relation entre l’exécutif municipal et l’administration, dans un environnement marqué par des enjeux politiques, institutionnels et de proximité.

Sous la responsabilité du cabinet et au sein d’une équipe de 4 agents, la ou le responsable du secrétariat des élu·es encadre une équipe composée de 3 assistantes d’élu.es, et 1 chargée du protocole.  

Vous évoluez dans un environnement réactif, rythmé par les contraintes politiques et les imprévus du quotidien. Votre connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que vos capacités d’organisation et de coordination vous permettent d’accompagner votre équipe et de répondre aux attentes des élu.es.

Vos missions s’articulent autour de 3 grands axes :

Encadrer le secrétariat des élu.es :

• Animer et accompagner une équipe expérimentée dans un environnement exigeant
• Apporter un cadre, réguler l’activité et soutenir les agentes dans la gestion des priorités
• Veiller à l’équilibre de la charge de travail et aux conditions d’exercice du service
• Arbitrer et sécuriser les situations complexes ou sensibles
• Suivre les priorités en lien avec le cabinet  
• Assurer le suivi budgétaire et comptable du secrétariat
• Participer à l’organisation et à la gestion du protocole (organisation des évènements)

Assister les élus dans l’exercice de leurs fonctions :

• Assister une dizaine d’élu·es, dont le premier adjoint et les élu·es métropolitain·es : gestion des agendas, rédaction des courriers et documents à leur signature
• Organiser et coordonner les réunions nécessitant la présence d’élu.es (planification, préparation des dossiers, suivi des participants)
• Assurer les communications téléphoniques et courriels avec les partenaires extérieurs
• Accompagner les élus de quartier dans leurs fonctions : préparation des réunions et permanences (en lien avec le dialogue citoyen), suivi des remontées et préparation des réponses 

Être en soutien du cabinet :

• Accompagner le cabinet : suivi des demandes d’audience, suivi des dossiers associés, gestion des agendas du cabinet
• Accompagner les instances de gouvernance : préparation, organisation, et rédaction de comptes-rendus, aide à la préparation des conseils municipaux

• Vous disposez d’une expérience confirmée dans un environnement institutionnel ou politico-administratif, idéalement en collectivité territoriale ou en lien avec des élu·es.
• Vous en connaissez les exigences, les rythmes et les équilibres.
• Manager reconnu·e, vous savez encadrer une équipe et organiser l’activité dans un environnement exigeant, marqué par l’urgence et la diversité des sollicitations.
• Vous êtes avant tout un·e manager attentif·ve, disponible, à l’écoute, capable de faire vivre et de renforcer la cohésion d’une équipe déjà expérimentée et investie.
• Vous savez créer un cadre de travail clair et sécurisant, poser des priorités et accompagner les agent·es dans leur quotidien.
• Vous faites preuve de recul et savez apaiser les situations de tension ou de surcharge. Vous êtes en capacité d’arbitrer, de décider et d’assumer ces décisions.
• Doté·e d’un excellent sens de l’organisation et d’une grande rigueur, vous anticipez, coordonnez et sécurisez les échéances.
• Vous contribuez à fluidifier les circuits d’information et à garantir la qualité de l’accompagnement.
• Vous comprenez les enjeux politiques d’une collectivité et adaptez votre posture en conséquence : à la fois facilitateur·rice, organisateur·rice et garant·e de la qualité du lien entre élu·es, cabinet, services et habitants. Discrétion, discernement, diplomatie et sens du service public sont indispensables.
• Enfin, vous appréciez le travail en transversalité et savez entretenir des relations de qualité avec des interlocuteurs variés, dans une logique de coopération et de confiance.