Responsable du Pôle SIAL-FLE – Gestion et Pilotage F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

La direction du Service d’Innovation pour l’Apprentissage des Langues (SIAL) est constituée de directeurs/directrices adjoint(e)s pour le Français langue étrangère (FLE) et les langues.

Présentation du service :

Le SIAL assure et coordonne l’accès à la formation en langues pour l’ensemble des étudiants et personnels de Sorbonne Université. Le FLE constitue une entité particulière au sein du SIAL, en charge de la formation au français des étudiants étrangers inscrits à Sorbonne Université, en particulier à la faculté des Lettres. Il est aussi ouvert à d’autres usagers, auxquels des cours payants sont proposés.

Localisation : Centre Clignancourt, rue Francis de Croisset, 75018- Paris, bureau 433

Fonction : Responsable du Pôle SIAL-FLE – Gestion et Pilotage

Catégorie : A

Corps : IGE

BAP : J

MISSIONS :

Placé(e) sous l’autorité de la directrice adjointe du SIAL-FLE et de la responsable administrative du SIAL, le ou la responsable assure la réalisation des activités administratives, financières et de gestion RH du pôle. Il ou elle :

• Organise et coordonne les actions de formation, d'information et/ou de communication du Pôle SIAL-FLE.
• Élabore, prépare et assure des actes de gestion administrative. Organise et gère les ressources du service.
• Contribue à l’élaboration, avec la direction, du budget et assure le suivi des dépenses et recettes.
• Assure l’accueil des étudiants, le suivi des inscriptions.
• Participe à l'élaboration du plan de formation (en collaboration avec les directeurs) et développe l’offre de formation, les partenariats et conventions du SIAL FLE.
• Coordonne les aspects logistiques de la structure.

Le pôle comprend 3 agents dont 2 catégories A et une catégorie B.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Coordination pédagogique du Pôle :

Le ou la responsable de l’offre de formation du SIAL/FLE :

• Assure l’accueil et l’information des étudiants et suit leur répartition dans les cours.
• Contrôle et gère les actes de gestion de la scolarité.
• Informe, oriente et accompagner les étudiants étrangers intéressés par des formations en FLE.
• Pilote et coordonne les sessions d’inscriptions et l’organisation des cours pour les étudiants de la Faculté des Lettres : saisie des données, calendrier des sessions, programmation des stages intensifs
• Participe à l’élaboration des procédures pour la mise en place et le fonctionnement des cours payants, en synergie notamment avec la Direction de l’Orientation, des stages et de l’insertion professionnelle (DOSIP), et avec la Direction de la Formation tout au long de la vie (DFTLV).
• Assure la logistique des actions de formation en liaison avec les enseignants, les responsables de formation et les intervenants.

Gestion administrative et budgétaire et gestion RH du Pôle :

• Participe à la conception et le suivi de la gestion du budget.
• Assure le suivi des dépenses et recettes de l’offre de formation.
• Participe aux recrutements et à la gestion des dossiers de vacataires, des stagiaires et des tuteurs.
• Assure le suivi des heures effectuées par les vacataires et mise en paiement de leurs heures chaque semestre (gestion des heures complémentaires).
• Assure la rédaction et le suivi des conventions.

Actions de communication et de diffusion

• Diffuse l’information sur les dispositifs de formation du SIAL/FLE, en concertation avec le service de communication.
• Rédige et met à jour la ou les brochures de cours en concertation avec l’ingénieur pédagogique et sous la direction du directeur adjoint en charge du FLE.
• Veille à la qualité des contenus des supports de communication.
• Assure la communication interne pour toutes les activités.
• Participe à des événements de promotion des cours de langues.

Activités de développement et gestion de projets :

• Conception et mise en place de nouveaux outils.
• Conseil auprès de la hiérarchie sur la mise en place de nouvelles formations tarifées pour les publics extérieurs.
• Prospection et suivi des partenaires (convention, etc..).
• Suivi des relations avec les différents établissements partenaires impliqués dans le projet SIAL.

Encadrement : OUI (du ou de la gestionnaire pédagogique)

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Organisation des systèmes d’échanges internationaux ( Erasmus+…).
• Besoins de formations spécifiques des publics FLE
• Pratique de l’anglais indispensable ; autre(s) langue(s) souhaitée(s)

Savoir-faire :

• Assurer l’organisation des procédures et du suivi d’inscription des étudiants payants (billetweb)
• Utiliser les bases de données et les logiciels courants de bureautique
• Utilisation des outils de partage numérique (google docs, google sheets, google drive)
• Planifier son travail, veiller aux plannings
• Proposer des améliorations pour le service rendu aux étudiants (simplifier les procédures)
• Travailler en équipe
• Motivation et intérêt pour le numérique

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Résoudre les dysfonctionnements

Savoir-être :

• Excellent relationnel : sens des relations humaines et de la communication
• Réactivité
• Disponibilité
• Autonomie et dynamisme dans le travail
• Organisation et rigueur