Responsable du pôle affaires publiques F/H

La Mairie du 4ème Arrondissement rattachée à la Délégation Générale Proximité et relation aux habitants, compte 30 agents pour une population de 36 600 habitants.
Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, vous êtes chargé de l’encadrement du pôle affaires publiques composé de 15 agents répartis entre un accueil général, une équipe état civil avec un point d’enregistrement à la maternité de l’hôpital de la croix rousse, une équipe affaire diverses qui comprends l’organisation de scrutins électoraux en forte collaboration avec la référente état civil.
Membre de l'équipe de direction, vous collaborez aux projets plus transversaux et / ou stratégique de la mairie mais aussi de la délégation dans laquelle vous évoluez.
Vous participez au réseau des cadres de mairie d’arrondissement.

Vos missions : 
- Vous coordonnez et animez l’équipe, participez au groupe de direction de la mairie et contribuez au projet d’administration lors de réunion interservices
- Vous managez et évaluez en proximité une équipe de 15 agents, organisez le travail et la continuité de service et assurez la diffusion des informations et l’harmonisation des pratiques
- Vous organisez la bonne délivrance des documents administratifs dans les domaines de l’état civil, des titres d’identité (CNI/passeports), des élections, du recensement, du scolaire et des affaires diverses
- Vous sécurisez et contrôlez les procédures et actes administratifs en assurant une veille sur l’évolution de la réglementation et mettez à jour les supports de communication (dépliants, site internet, affichage informatif et/ou réglementaire…)
- Vous coordonnez les opérations liées à l’organisation des scrutins électoraux en lien avec la Direction Générale, le Cabinet du Maire et le Service des Mairies d’Arrondissement, vous administrez la Commission de contrôle et instruisez les recours formulés
- Vous suivez annuellement la campagne de recensement en lien avec l’INSEE
- Vous proposez un reporting régulier de l’activité du pôle à la direction générale et mettez à jour des tableaux de bord de suivi d’activité
- Vous organisez l’accueil aux usagers, évaluez et optimises la qualité du service rendu à l’usager et optimisez la communication au public en lien avec le cabinet du Maire
- Vous accompagnez vos agents sur l’utilisation des progiciels métiers et proposez des solutions et adaptations en lien avec le service informatique

Avec idéalement une première expérience en management, vous êtes motivé pour participer à un service public de proximité et assurer la délivrance de prestation aux usagers.
Vous maîtrisez les compétences des collectivités territoriales, connaissez les bases juridiques des villes PML et le cadre réglementaire de l’Etat Civil, des élections, des titres d’identité, des affaires diverses).
Vous êtes rigoureux, possédez des qualités rédactionnelles, un bon sens de la communication, êtes réactif et proactif et aimez travailler en équipe et en transversalité.
Vos capacités d’analyse, votre appétence pour le mangement, votre enthousiasme et vos qualités d’organisation vous permettront de répondre rapidement aux exigences de ce poste.