Responsable du pôle Accueil et Relation à l’usager F/H

La Caisse des Ecoles du 11e arrondissement (CDE11) est un établissement public autonome de la Ville de Paris, présidé par le Maire du 11e d’arrondissement, qui gère la restauration scolaire des établissements du 11ème arrondissement de Paris (maternelles, élémentaires, collèges).

La Caisse des Ecoles du 11e est chargée d’organiser la production et la distribution de 8 300 repas par jour (menu unique – 22 sites en liaison froide alimentés par deux cuisines centrales et 9 sites en cuisine sur place – 225 salariés) pour les 44 établissements scolaires publics du 11e arrondissement, de la maternelle au collège.

Elle propose deux repas végétariens par semaine ainsi qu’une alternative végétarienne quotidienne pour les sites en cuisine sur place qui sera portée à l’ensemble des cantines de l’arrondissement en septembre 2024.

Elle procède également à l’inscription, à la détermination de la tranche tarifaire, à la facturation et, en lien avec la régie municipale, à l’encaissement des contributions des familles. A compter de la rentrée 2025, la fonction de facturation des familles en matière de restauration scolaire, jusqu’ici assumée par la Caisse des écoles, sera intégrée dans Paris Familles, donnant lieu à une redéfinition des missions du pôle accueil de la CDE11 et un repositionnement du parcours usagers en Mairie du 11e.

Corps (grades) : Catégorie C (titulaire ou contractuel)

LOCALISATION
Direction : Caisse des écoles du  11ème arrondissement    
Service : Pôle Accueil et Relation à l’usager
Adresse : 12 place Léon Blum
Code Postal :75011 Ville : Paris
Arrondissement: 11ème     
Accès : Métro Voltaire

DESCRIPTION DU BUREAU OU DE LA STRUCTURE

Au sein de l’équipe administrative de l’établissement, basée en Mairie du 11e, le pôle accueil et relation à l’usager est en charge de la gestion et du suivi des inscriptions et facturation à la restauration scolaire.

NATURE DU POSTE

Intitulé du poste : Responsable du pôle Accueil et Relation à l’usager 
Contexte hiérarchique : 

-    Sous l'autorité hiérarchique du Directeur Administratif et Financier de la Caisse des écoles

Encadrement : 

-    Encadrement fonctionnel de : 2 agents d’accueil cat C.

Activités principales : 

Dans le cadre de vos missions, vous aurez la responsabilité :

-    Animer, organiser et encadrer sur le plan fonctionnel une équipe composée de deux agents.

-    Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers de la Caisse des écoles.
-    Gérer les demandes d’inscription à la restauration scolaire sur le logiciel Concerto (Arpège), ainsi que les opérations de facturation afférentes, ou toute autre requête relevant des missions de la Caisse des écoles (séjours vacances, etc.).

-    Garantir la qualité et la continuité du service public en respectant les délais de réponse, en appliquant la réglementation sur l'application des tranches tarifaires et en sécurisant les opérations de facturation.

-    Garantir une transmission régulière des effectifs prévisionnels mis à jour à destination du pôle alimentation qualité et du pôle ressources humaines de l’établissement afin d’optimiser l’organisation interne et les commandes alimentaires.

-    Assurer la liaison avec les établissements scolaires (maternelles, élémentaires, collèges) pour garantir le recueil et le partage des informations nécessaires à l’activité du pôle, et sécuriser les données statistiques relatives aux usagers.

-    Valider les réponses aux différentes sollicitations, suivre le traitement des réclamations et les relances des familles en impayé, et assurer le suivi des dossiers complexes relevant de la compétence du pôle accueil.

-    Assurer la liaison avec la régie municipale pour les paiements et la Trésorerie Générale pour les impayés, ainsi qu'avec les services sociaux et la Caisse d’Allocations Familiales. 

-    Superviser les échanges d’informations en interne à la CDE, avec les sites scolaires, la CASPE et, au besoin, avec Paris Familles.

-    Contribuer à la réorganisation du parcours usagers dans le cadre de l’intégration de la gestion de la facturation de la restauration scolaire dans Paris Familles.
 

PROFIL SOUHAITÉ

Qualités requises

N°1 Organisation, autonomie et rigueur
N°2 Bon relationnel. Diplomatie. Sens du contact, capacité à communiquer
N°3 Gestion de projet

Compétence professionnelle
N°1 Usage d’outils numériques d’inscription/facturation. La connaissance du logiciel Concerto (Arpège) est un plus.
N°2 Capacité rédactionnelles et sens de la synthèse

Savoir-faire
N°1 Organisation et méthode
N°2 Sens du travail en équipe
N°3 Pratique courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
 

Formation et/ou expérience professionnelle souhaitée :

Expérience dans le domaine de l’accueil du public et la relation à l’usager sur un poste similaire souhaitée.