Responsable du bureau des moyens administratifs et financiers (F/H)

L’École nationale des ponts et chaussées est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international.

Avec un effectif moyen de 450 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (1800 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support.

Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation.

Présentation générale de la Direction de l'Enseignement :

La Direction de l’Enseignement est chargée de la formation d'ingénieur, des formations conduisant à des diplômes de masters à finalité recherche ou professionnelle, ainsi que de celles conduisant à la délivrance de mastères spécialisés. Elle est chargée par ailleurs de la formation des fonctionnaires, en liaison avec la direction générale, qui assure la relation avec les ministères concernés.

La Direction de l’Enseignement assure le pilotage et la gestion du recrutement des élèves et des apprenants jusqu’à leur diplomation. Elle suit toutes les questions relatives à la vie étudiante.

Elle organise et met en œuvre aux cotés des responsables de formation les recrutements des enseignants non permanents et en assure la gestion administrative. Elle assure le secrétariat du Conseil d'enseignement et de recherche.

Elle représente l’École au sein des commissions « enseignement » du pôle de recherche et d’enseignement supérieur ParisTech et des conférences d’établissements d’enseignement supérieur – CDEFI, Conférence des Grandes Écoles.

Sous la direction hiérarchique directe de la responsable du service administratif et budgétaire, vous coordonnez le service des assistant(e)s polyvalent(e)s et apportez un appui administratif aux responsables de formation en formation initiale et en formation continue

Vos missions consistent plus particulièrement :

Coordination du service des assistants polyvalents

• Le management de l’équipe (d’assistantes polyvalentes) composée de 7 agents ;
• L’organisation et la planification des portefeuilles de gestion en garantissant une répartition homogène des tâches entre les assistantes ;
• La rédaction et la mise en place de procédures de gestion;
• Le pilotage et le suivi des recettes apportées par l’offre de formation initiale et continue ;
• Le suivi des conventions partenariales avec les entreprises et établissements partenaires en formation initiale et continue ;
• Le suivi des missions et de la bonne exécution du budget ;
• La participation à l’élaboration du budget annuel de la DE,
• le suivi des rémunérations des enseignants vacataires et responsables de module.

Appui administratif des départements d’enseignement

• La participation à l'accueil des élèves lors de la rentrée et de la diplomation,
• Le pilotage de l’édition des fiches de suppléments aux diplômes des élèves ingénieurs.
• La participation aux réflexions d’accompagnement du changement dans le cadre de la mise en place du nouvel outil de gestion de la scolarité à l’horizon 2025-2026.

Dans le cadre de la certification ISO 9001, en coordination avec les différentes directions de l’École, le/la Titulaire apportera en outre son concours autant que de besoin aux services de la Direction Générale, du Secrétariat Général et de l’Agence Comptable.

Poste de catégorie B. Fonctionnaire ou contractuel (CDD de 3 ans renouvelable) et possibilité d’accueil en détachement. Poste à temps plein. Possibilités de télétravail d’un à deux jours par semaine.

Formation de type bac+2 justifiant d’une expérience confirmée dans un poste similaire dans le cadre de formation initiale ou continue dans l’enseignement supérieur.

En tant que responsable, les compétences requises sont :

• Savoir déléguer,
• Savoir donner la vision et le sens,
• Communiquer et animer son équipe,
• Organiser et structurer son activité,
• Savoir anticiper et gérer les situations complexes.

Autres compétences recherchées :

• Pratique de l’élaboration de budget et de son suivi
• Capacités à piloter et coordonner et à former,
• Maîtrise des outils informatiques.
• Maîtrise de l’anglais souhaitée.
• Qualités rédactionnelles

Qualités appréciées :

• Sens des priorités de l’organisation,
• Rigueur et méthode
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Sens du contact,
• Compétences rédactionnelles

La connaissance de l’outil de gestion budgétaire ELAP serait appréciée.  

Ce poste est accessible aux personnes handicapées.

Conditions particulières d'exercice

Date de prise de fonction : dès que possible

Temps de travail : deux modalités de volume horaire hebdomadaire donnant droit à des jours de RTT et 25 jours de congés

Télétravail : 1 à 2 jours par semaine après 3 mois d’ancienneté

Environnement : restauration sur place avec participation employeur. Association sportive et culturelle. Parking.