Responsable de la coordination de la paie et du suivi des conventions RH pour l’UFR Médecine H/F

Contexte :

Avec la réception d’un nouveau bâtiment consacré à la recherche, l’obtention de nombreux financements recherche et le développement des équipes et unités de recherche, l’UFR (Faculté) Médecine de l’université Paris-Saclay voit ses effectifs augmenter. L’arrivée des lignes de métro 14 (en 2024) et 15 (en 2025) va continuer à dynamiser le pôle de recherche autour de l’UFR de Médecine. Pour accompagner ses évolutions et dans un contexte de passage au nouveau logiciel paie (préliquidation) SIHAM, au printemps 2023, le service des ressources crée un nouveau poste.

Missions du service et positionnement de l’agent :

Le service des ressources humaines assure la gestion administrative et financière individuelle et collective de plus 1 200 agents, ainsi répartis : 350 enseignants-chercheurs titulaires et contractuels, 95 personnels BIATSS, 200 doctorants ainsi que 70 CDD répartis au sein du CHU (3 sites hôpitaux et 7 sites hospitaliers sous convention), et 600 vacataires.

Le/La responsable de la coordination de la paie et du suivie des conventions, se voit confié.e une double mission. Au sein du service, sous l’autorité de la responsable du service et de son adjoint il/elle travaille de manière transversale avec les 6 gestionnaires des ressources humaines du service.

Vous travaillerez avec logiciel SIHAM de gestion de ressources humaines, qui est un SIRH développé par l’AMUE (Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements) et utilisé dans la majorité des universités. SIHAM est une adaptation du logiciel HR Access par exemple utilisé par l’APHP.

Missions de coordination paie :

• Coordonner de la paie
• Contrôler la saisie des gestionnaires
• Assurer les campagnes de paiement de la PEDR, du forfait mobilité, du CET, de la PCA, de la PSER, des primes en se coordonnant avec les gestionnaires pour la collecte des données
• Fiabiliser les données de paie

Missions de suivi des conventions de financement :

• En appui des gestionnaires assurer le suivi des conventions de financement (ARS, doctorales…)
• Alerter les gestionnaires lorsque les financements prennent fin pour assurer la fin des contrats des agents ou leur renouvellement
• Suivre les imputations financières des emplois financés sur convention et être l’interlocuteur.trice avec le déversement paie

Missions transversales :

• Assurer la veille des évolutions (techniques, juridiques) en matière de paie (évolution des taux, des montants)
• Participer à l’amélioration continue du service et proposer des améliorations et nouvelles procédures
• Mettre en place les fiches procédures
• Produire et mettre à jour les tableaux de suivi et les bases de données
• Se former et informer
• Participer aux activités du services et de l’UFR, comme les campagnes d’avancement, la préparation des concours et examens professionnels

Connaissances requises :

• Statut de la fonction publique
• Codification de la paie
• Fonctionnement d’un ou plusieurs SIRH (Système d’Information Ressource Humaines)

Connaissances souhaitées :

• Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
• Connaissance du statut des enseignants-chercheurs et enseignants-chercheurs hospitalo-universitaires
• Fonctionnement du SIRH SIHAM

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

• Contrôler de la paie
• Savoir utiliser un SIRH (Système d’information Ressource Humaines)
• Très bonne maîtrise d’Excel
• Identifier les priorités et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Maîtrise des logiciels de traitement de texte
• Utiliser SIHAM gestion administrative et préliquidation (souhaité)
• Utiliser SIHAM BO (souhaité)

Savoir-être – Compétences comportementales :

• Savoir travailler en équipe
• Savoir respecter les délais
• Être disponible, polyvalent
• Être rigoureux
• Être réactif
• Veiller au respect de la confidentialité des informations (discrétion), devoir de réserve
• Savoir rendre compte
• Savoir s’adapter aux évolutions