Responsable de l'accueil de l'hôtel de ville H/F

A 25 minutes de Paris, la ville de Meaux (56 000 habitants), ville la plus peuplée de Seine et Marne, est la ville-centre de la Communauté d’Agglomération du pays de Meaux (110 000 habitants). Le territoire de Meaux est un véritable poumon vert qui abrite un formidable patrimoine culturel. Une ville animée toute l’année et qui ne cesse de se développer ! A Meaux, le bien-vivre ensemble et la sécurité sont une priorité.

Rattaché à la Direction de la Citoyenneté et des Démarches Administratives, sous l'autorité du directeur, vous êtes le garant de la qualité des accueils. Vous supervisez une équipe constituée de 4 hôtesses, d'un responsable des gardiens et de 4 agents en poste sur 2 mairies de quartier. Vous coordonnez, organisez et animez le service accueil physique et téléphonique de l'hôtel de ville.

ENCADREMENT DE L'EQUIPE ET PILOTAGE DU SERVICE

Vous serez en charge de la gestion des plannings de l'équipe (congés, présences, absences) ainsi que du suivi administratif. Vous assurerez également le suivi budgétaire en lien avec les objectifs fixés. Vous accompagnerez les hôtesses et les gardiens dans le développement de leurs compétences, en identifiant les besoins en formation et en favorisant leur évolution professionnelle. Ce poste implique une collaboration étroite avec le directeur

ACCUEIL

• Vous garantissez la qualité de l’accueil du public, en assurant la continuité des accueils physiques et téléphoniques.
• Vous veillez à la fiabilité et à la qualité des réponses apportées, en mobilisant les moyens nécessaires selon les types de sollicitations.
• Vous êtes en capacité de repérer les situations d’incidents relationnels et d’intervenir de manière appropriée. Vous organisez l’instruction des demandes d’actes administratifs en garantissant leur traçabilité, et vous assurez la collecte ainsi que l’actualisation régulière de la documentation mise à disposition du public. Vous êtes également en charge de la gestion des plannings des salles de réunion et des bureaux nomades et contribuez à l’attractivité du hall d’accueil.

 MISSIONS SECONDAIRES

•  Vous assurez le suivi de l’occupation du parking de l’hôtel de ville en lien avec la directrice et participez aux scrutins électoraux et cérémonies nécessitant la présence de la direction.

Toutes autres activités nécessaires au bon fonctionnement du service

Expérience similaire fortement souhaitée - Maitrise des techniques d’accueil, respect des procédures et règlements, maitrise de l’environnement Windows (Word, Excel, Outlook) – Compétences en animation d’équipe et gestion de situations conflictuelles - Sens du service public, réactivité, disponibilité, discrétion, esprit d’équipe, tenue et comportement exemplaire, qualités relationnelles, amabilité, souriant.

Nombre d’agents à encadrer : 9

Lieu de travail : Hôtel de ville de Meaux

Temps de travail et congés : 36 heures – 25 CA + 6 RTT - Présence obligatoire lors d’évènements ayant lieu le week-end

Les + : Participation mutuelle et prévoyance (Contrat labellisé), Forfait Mobilité Durable, CET, restaurant administratif, adhésion CNAS (www.cnas.fr), COS : service de billetterie à tarif réduit (cinéma, spectacle, sorties culturelles ...), bons rentrée scolaire.

Dans le cadre de sa politique de recrutement, ce poste est ouvert aux travailleurs handicapés.